Telefon, internet a podnikání
Mobilní tarif a připojení k internetu patří k výdajům, které má téměř každý podnikatel a které skoro nikdo nepoužívá jen pracovně. Právě v tom je daňový háček. Telefon, na který volají zákazníci i babička, a internet, přes který posíláte faktury i sledujete filmy, nelze do výdajů dát celé jen proto, že je smlouva na IČO. Podívejme se, jak k těmto výdajům přistoupit rozumně a obhajitelně.
Paušální, nebo skutečné výdaje?
První otázka je, jakým způsobem vůbec výdaje uplatňujete. Kdo má paušální výdaje nebo paušální daň, telefon ani internet zvlášť neřeší. Výdaje jsou pokryté paušálem a žádné doklady k nim nepředkládáte. Smlouvu na podnikatele je i tak praktické mít kvůli přehledu a případné DPH.
Kdo uplatňuje skutečné výdaje, musí doložit, kolik a za co zaplatil a jaký podíl připadá na podnikání. Tady začíná práce s poměrem.
Jak stanovit podnikatelský podíl
Zákon nedává pevný poměr pro soukromé a podnikatelské používání telefonu. Podíl máte stanovit tak, aby odpovídal skutečnosti, a umět ho vysvětlit. V praxi se používá několik přístupů:
- Dvě čísla nebo dva tarify: jedno pracovní, jedno soukromé. Nejčistší řešení, pracovní tarif jde do výdajů celý.
- Podrobný výpis za reprezentativní období: označíte si pracovní hovory a data a z výsledku odvodíte poměr, který pak používáte, dokud se způsob práce zásadně nezmění.
- Odhad podle charakteru činnosti: obchodní zástupce, který tráví den telefonováním se zákazníky, obhájí vysoký podíl. Kosmetička, která přes telefon jen potvrzuje termíny, spíš nižší.
U internetu doma je logika podobná. Pokud z domova skutečně pracujete, část připojení je podnikatelským výdajem. Podíl se dá odvodit třeba od počtu pracovních hodin nebo od počtu členů domácnosti, kteří připojení používají. Vezměme IT freelancera, který doma pracuje celý den a večer na stejném připojení sleduje filmy celá rodina. Nabízí se rozdělit výdaj podle času, kdy připojení slouží práci, a podle toho, kolik lidí ho používá. Výsledný podíl si zapíše i s krátkým zdůvodněním a používá ho celý rok. Kdyby si pořídil samostatnou linku jen pro práci, mohl by ji uplatnit celou, ale za cenu druhého tarifu. Širší souvislosti práce z bytu, včetně energií a nájmu, popisuje článek o práci z domova a daňových výdajích.
Telefon jako věc: výdaj, nebo majetek?
Samotný přístroj se posuzuje jinak než tarif. Telefon s pořizovací cenou pod zákonným limitem pro hmotný majetek je jednorázovým výdajem, dražší přístroj se odpisuje. I tady platí, že při soukromém používání je správné výdaj nebo odpisy krátit.
Zvláštním případem je telefon pořízený od operátora na splátky spolu s tarifem. Na vyúčtování se pak mísí cena služeb a splátka přístroje. Nechte si od operátora vystavit doklad, ze kterého je vidět, kolik připadá na přístroj a kolik na služby, jinak nebude jasné, co je provozní výdaj a co pořízení věci.
DPH, firmy a zaměstnanci
Plátce DPH si může nárokovat odpočet daně z vyúčtování jen v rozsahu, v jakém telefon a internet používá k podnikání. Používá se stejný poměr jako u daně z příjmů a měl by být doložitelný. Vyúčtování musí být vystavené na plátce, ne na soukromou osobu.
Ve společnosti s ručením omezeným je situace jiná. Telefon patří firmě a firma ho poskytuje jednateli nebo zaměstnancům. Pokud ho používají i soukromě, vzniká otázka, zda nejde o nepeněžní příjem zaměstnance, nebo zda si soukromou část nemají doplácet. Řešení je potřeba nastavit vnitřním pravidlem, ne jen tichou tolerancí.
Pozor na platby bez popisu. Když dobíjíte kredit kartou a na výpisu je jen název operátora, účetní netuší, zda šlo o firemní, nebo rodinné číslo. Proč na tom záleží, rozebírá text o riziku nejasných popisů plateb.
Kontrolní body k telefonu a internetu
- Zkontrolujte, na koho jsou smlouvy a vyúčtování vystavené.
- Rozhodněte, jakým způsobem stanovíte podnikatelský podíl, a postup si zapište.
- Uložte si podklad, ze kterého podíl vychází, třeba označený výpis.
- Oddělte splátky přístroje od ceny služeb.
- U firmy nastavte pravidla pro soukromé používání služebních telefonů.
- Poměr přehodnoťte, když se změní způsob práce, třeba po přechodu z kanceláře domů.
Pokud podnikáte v lázeňském městě a chcete mít poměry i pravidla pro služební telefony nastavené s někým, kdo vaši agendu zná osobně, nabízí se účetnictví Karlovy Vary. S jednorázovým dotazem, třeba jak zachytit telefon na splátky, pomůže účetní poradna Ucetio.cz.
Doporučení: nejjednodušší cestou k bezproblémovým výdajům je oddělit pracovní a soukromé čísla i připojení, kde to jde. Kde to nejde, zvolte střízlivý podíl, opřete ho o podklady a používejte ho konzistentně. Jak úřad posuzuje smíšené používání, si můžete ověřit u Finanční správy nebo u své účetní.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků