Riziko nejasných popisů plateb
Na bankovním výpisu stojí „platba“, „vrácení“ nebo jen jméno odesílatele. Po měsíci si ještě vzpomenete, o co šlo, po několika letech při kontrole už těžko. Nejasné popisy plateb jsou drobnost, která se v daních může nečekaně prodražit, protože to, co nedokážete vysvětlit, si správce daně může vyložit po svém.
Kde nejasný popis nadělá nejvíc škody
- Příchozí platba od příbuzného – byla to půjčka, dar, nebo platba za zakázku? Každá varianta má jiné daňové důsledky.
- Převod na vlastní soukromý účet – bez popisu není jasné, zda jde o výběr peněz z podnikání, nebo o proplacení výdaje, který jste uhradili soukromě.
- Odchozí platba bez čísla faktury – účetní ji nedokáže přiřadit a výdaj může zůstat bez dokladu.
- Jedna platba za více faktur – bez rozpisu není zřejmé, které faktury jsou uhrazené a které stále visí.
- Vklady hotovosti na účet – úřad se může ptát, odkud peníze pocházejí a zda prošly evidencí.
- Platby kartou bez účtenky – na výpisu je jen název obchodníka, ne to, co jste koupili; bez dokladu nelze posoudit, zda jde o podnikatelský výdaj.
Jak se na nejasnosti dívá správce daně
V daňovém řízení nese důkazní břemeno podnikatel. Pokud správce daně narazí na příchozí peníze, které nejsou zachycené v příjmech, zeptá se, o co šlo. Odpověď „to byla půjčka od švagra“ je bez smlouvy a bez odpovídajícího splácení jen těžko prokazatelná. V krajním případě může úřad nevysvětlené prostředky posoudit jako zdanitelný příjem. U výdajů funguje logika obráceně: platbu, u které nelze doložit souvislost s podnikáním, nelze uznat jako daňový výdaj. U plátců DPH se nejasnosti promítají i do odpočtu: platba, ke které chybí srozumitelně popsaný doklad, otevírá otázku, zda byl odpočet uplatněn oprávněně.
Zvláštní kapitolou je hotovost. Výběr z účtu a následná platba v hotovosti bez dokladu vytvoří v evidenci mezeru, kterou nikdo nedokáže zpětně zaplnit. Pravidla pro hotovostní platby a vedení pokladny shrnuje článek pokladna a hotovostní platby v podnikání.
Na popisu faktury záleží stejně jako na popisu platby
Problém nevzniká jen na výpisu. Přijatá faktura s textem „služby dle dohody“ nebo „konzultace“ bez dalšího upřesnění je při kontrole slabým podkladem. Úřad se ptá, co přesně bylo dodáno, kdy a proč to podnikatel potřeboval. Například e-shop, který platí externímu specialistovi za „marketing“, by měl mít k faktuře objednávku, výstup práce nebo aspoň e-mail se zadáním. Totéž platí pro vydané faktury: konkrétní předmět plnění chrání vás i odběratele. U hotovostních nákupů hraje roli i obsah účtenky: souhrnná položka typu „zboží“ bez rozpisu neprozradí, zda šlo o materiál na zakázku, nebo o nákup pro domácnost. Jak faktury vystavovat a evidovat tak, aby obstály, popisuje článek o vydaných a přijatých fakturách.
Jak napravit nejasné platby z minulých měsíců
Pokud při procházení výpisu zjistíte, že u řady plateb nevíte, o co šlo, nezoufejte. Ke každé nejasné položce zkuste dohledat stopu: e-mailovou korespondenci, objednávku, zprávu v telefonu nebo záznam v kalendáři. U příchozích plateb od známých lidí si vysvětlení nechte potvrdit písemně, dokud si obě strany pamatují, co se domluvilo. Výsledek zapište do evidence jako poznámku k platbě a doklady uložte k danému měsíci.
Tam, kde se vysvětlení dohledat nepodaří, je poctivější zvážit, zda platbu nezahrnout do příjmů nebo nevyřadit z výdajů, než doufat, že se na ni nikdo nezeptá. Pokud nejasnost už ovlivnila podané přiznání, řešte ji s účetní – může být na místě dodatečné přiznání.
Pravidla, která riziko výrazně sníží
- U každé úhrady faktury uvádějte variabilní symbol shodný s číslem faktury.
- Do zprávy pro příjemce pište stručně, za co platíte, například „materiál na zakázku koupelna“.
- Půjčky a dary mezi příbuznými sepište písemně, i když jde o rodinu.
- Soukromé a podnikatelské platby oddělte na různé účty, nebo aspoň soukromé platby průběžně označujte.
- U plateb bez faktury, například záloh nebo vratek, si hned uložte poznámku s vysvětlením.
- Jednou měsíčně projděte výpis a doplňte vysvětlení tam, kde by mu cizí člověk nerozuměl.
Měřítko je jednoduché: rozumí popisu platby i člověk, který vaše podnikání vůbec nezná? Pokud ne, doplňte ho dřív, než zapomenete, o co šlo. Stejný test platí i pro poznámky v evidenci a pro texty na fakturách.
Model: ubytovatel dostane od hosta zálohu převodem s poznámkou „pokoj“. O dva měsíce později host pobyt zruší a ubytovatel mu část peněz vrátí. Na výpisu tak stojí dvě platby, z nichž ani jedna neodkazuje na rezervaci ani na doklad. Stačilo by uvést číslo rezervace a ke vratce připojit storno doklad – a obě platby by byly srozumitelné i po letech.
Pro podnikatele z Chebska, kteří chtějí mít výpisy pravidelně procházené odborníkem, je k dispozici účetnictví Cheb. Pokud řešíte jednu konkrétní nejasnou platbu z minulosti a nevíte, jak ji doložit, zeptejte se, co doporučí účetní poradna Ucetio.cz. Nejlevnější ochranou je ale návyk: pár slov u každé platby dnes ušetří hodiny vysvětlování později.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků