← zpět na články

Pokladna a hotovostní platby v podnikání

I v době plateb kartou zůstává v mnoha oborech hotovost běžná. Podnikatel ale často nemá pokladnu jako evidenci, jen hromádku účtenek v šuplíku. Přitom pokladna má jednoduché pravidlo: zůstatek v evidenci musí odpovídat tomu, co je fyzicky v kase.

Vedení pokladní knihy nevyžaduje složitý software. Stačí přehled s datem, popisem, příjmem, výdajem a průběžným zůstatkem. Zásadní je, aby zůstatek nikdy nebyl záporný, protože záporná pokladna je jasným signálem chybějícího dokladu nebo neevidovaného vkladu.

Právě chybějící vklady bývají hlavní příčinou nesrovnalostí. Podnikatel doplní do pokladny peníze ze soukromých prostředků a nezaznamená to. Řešením je evidovat vklad i výběr jako samostatnou položku. Souvisejícím tématem je oddělení soukromých a firemních peněz, které rozebírá Bankovní výpisy pro účetní.

Zákon o omezení plateb v hotovosti stanoví denní limit pro platby mezi stejnými osobami, který činí 270 000 Kč za jeden den. Platbu nad limit je nutné provést bezhotovostně a rozdělení jedné transakce na několik dní situaci neřeší. U větších nákupů proto bezhotovostní platba není jen pohodlnější, ale povinná.

Doklady z hotovostních plateb mají vlastní úskalí. Termopapír po několika měsících vybledne a účtenka se stane nečitelnou. Praktický postup popisují články Hotovostní účtenky a daňové výdaje a Digitalizace účtenek a faktur. Vyfotit doklad hned při nákupu je nejlevnější prevence.

U plátců DPH je nutné hlídat, zda hotovostní doklad splňuje náležitosti daňového dokladu. Zjednodušený daňový doklad má vlastní pravidla a nad určitou částku už nestačí. Podrobnosti shrnuje Daňové doklady u DPH: co nesmí chybět.

Pravidelná kontrola pokladny je otázka pár minut měsíčně. Přepočítat hotovost, porovnat se zůstatkem v evidenci a případný rozdíl vyřešit hned, dokud si podnikatel pamatuje, co se dělo. Zpětné dohledávání rozdílu po roce bývá prakticky nemožné.

Pokud pokladnu vede více lidí, vyplatí se určit jednoho odpovědného a mít písemné předání. U menších provozů stačí jednoduchý zápis. Nastavení evidence lze probrat s účetní, například prostřednictvím účetní poradny Ucetio.cz.