Bankovní výpisy pro účetní: co na nich hlídat
Bankovní výpis je pro účetní kontrolní páteří celého období. Ukáže, které faktury jsou zaplacené, kde chybí doklad a kde se do podnikání připletly soukromé peníze. Čím lépe výpis připravíte, tím méně dotazů dostanete zpátky a tím menší je riziko, že se do evidence dostane chyba s daňovým dopadem.
Proč posílat celý výpis, ne vybrané platby
Někteří podnikatelé posílají účetní jen „podnikatelské“ pohyby a zbytek škrtnou. Účetní ale potřebuje vidět, že na sebe navazují počáteční a konečné zůstatky, jinak nemá jistotu, že jí nic neuniklo. Výpis za celé období navíc slouží jako důkaz pro případnou kontrolu. Pokud na podnikatelském účtu probíhají i soukromé platby, je lepší je označit než z výpisu odstraňovat.
Výpis má i druhou funkci: odhalí doklady, které se k účetní nikdy nedostaly. Přijatá faktura, kterou jste zaplatili a nepředali, znamená neuplatněný výdaj a u plátců DPH i neuplatněný odpočet. Vydaná faktura, za kterou přišly peníze, ale v evidenci chybí, je naopak nepřiznaný příjem. Párováním výpisu s doklady se oba typy chyb zachytí dřív, než se dostanou do přiznání.
Co na výpisu účetní kontroluje
- Párování plateb s doklady – ke každé příchozí platbě by měla existovat vydaná faktura a ke každé odchozí přijatá faktura, účtenka nebo jiný doklad.
- Variabilní symboly a zprávy pro příjemce – bez nich se platba těžko přiřazuje, zvlášť když jeden zákazník platí více faktur najednou.
- Souhrnné platby – připsané tržby z platebních bran nebo karetních terminálů zahrnují více transakcí po odečtení poplatků a musí se rozepsat.
- Bankovní poplatky a úroky – i ty jsou součástí evidence a mají své daňové zacházení.
- Hotovostní výběry a vklady – účetní musí vědět, zda peníze putovaly do pokladny, k vám domů, nebo zpět na účet.
- Platby kartou zahraničním firmám – předplatné softwaru nebo reklamy od zahraničních dodavatelů může mít dopady na DPH, a to i u neplátců.
- Platby v cizí měně – kvůli přepočtu a případným kurzovým rozdílům.
U plateb přes brány a terminály se rozdíl mezi tržbou a připsanou částkou snadno přehlédne. Jak s poplatky správně zacházet, rozebírá článek o platebních branách a poplatcích za platby.
Zvláštní pozornost si zaslouží pohyby, které vypadají jako příjem, ale příjmem nejsou: vrácený přeplatek od dodavatele, vratka zboží, refundace od pojišťovny nebo převod z vlastního spořicího účtu. Opačně se mezi výdaje snadno připletou soukromé splátky nebo platby za domácnost. Pokud účetní nemá k takovým pohybům vysvětlení, musí se doptávat, nebo je zařadit podle odhadu – a odhad je v daních špatný rádce.
Soukromé peníze na podnikatelském účtu
Fyzická osoba podnikatel nemusí mít zvláštní podnikatelský účet, pro přehlednost je to ale velká výhoda. Když se na jednom účtu míchá nákup potravin s platbou za materiál, účetní musí každou položku prověřovat a riziko omylu roste. Pokud oddělení zatím nemáte, aspoň soukromé platby na výpisu viditelně označte. Převody mezi soukromým a podnikatelským účtem nejsou příjmem ani výdajem, v evidenci je ale dobré je zachytit jako vklad nebo výběr, aby nevznikaly nejasnosti.
Model: kosmetička platí z jednoho účtu nájem salonu, kosmetiku na prodej i rodinné nákupy. Účetní pak u každé platby v drogerii řeší, zda šlo o zboží pro zákaznice, nebo o domácnost. Stačí přitom jednoduchý zvyk – soukromé nákupy platit jinou kartou z jiného účtu.
Zveřejněný účet u plátců DPH
Pro plátce DPH má výpis ještě jednu rovinu. Pokud zaplatíte dodavateli, který je plátcem, na účet, jenž nemá zveřejněný v registru plátců, můžete se za určitých podmínek stát ručitelem za jeho nezaplacenou daň. Kontrola účtu dodavatele by proto měla proběhnout ještě před odesláním platby, ne až při zpracování výpisu. Platí to i obráceně: vaši odběratelé mohou kontrolovat váš účet, proto si ověřte, že všechny účty, na které přijímáte platby za podnikání, máte u finančního úřadu zveřejněné.
Jak výpisy připravit před předáním
- Stáhněte výpis za celé období ve formátu, který účetní umí načíst do programu, a přidejte i verzi v PDF.
- Zkontrolujte, že na sebe zůstatky navazují a žádný měsíc nechybí.
- U plateb bez jasného popisu doplňte poznámku, čeho se týkaly.
- Přiložte chybějící doklady, nebo vypište, které ještě dohledáváte.
- Označte soukromé platby a převody mezi vlastními účty.
U e-shopů a provozoven s platebním terminálem je užitečné přidat i přehled transakcí z brány nebo terminálu za stejné období. Účetní pak může souhrnné připsání rozpadnout na jednotlivé objednávky a ověřit, že stržené poplatky odpovídají smlouvě.
Podrobnější kontrolní seznam k ostatním podkladům najdete v článku o kontrole dokladů před předáním účetní.
Kdo podniká v Karlovarském kraji a hledá někoho, kdo bude výpisy zpracovávat pravidelně, může využít účetnictví Karlovy Vary. Pro jednorázovou radu, jak naložit s konkrétní nejasnou platbou, je k dispozici účetní poradna Ucetio.cz. Doporučujeme posílat výpisy každý měsíc, ne až na konci roku: chyby se tak najdou, dokud si ještě pamatujete, za co jste platili.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků