Digitalizace účtenek a faktur
Krabice od bot plná vybledlých účtenek je noční můrou každé účetní. Digitalizace dokladů ji může nahradit přehledným archivem, ve kterém potřebný doklad najdete během pár vteřin. Aby ale elektronická kopie obstála i před správcem daně, musí splňovat několik podmínek, které stojí za to znát dřív, než začnete papíry vyhazovat.
Co musí elektronický doklad splnit
Daňové i účetní předpisy připouštějí elektronickou podobu dokladů, pokud je zajištěna věrohodnost jejich původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu archivace. V praxi to znamená, že z kopie musí být patrné, kdo doklad vystavil, a že do něj nikdo dodatečně nezasahoval. Doklad musí mít i po převodu všechny náležitosti, jinak ho nezachrání ani sebelepší skener.
Pro DPH platí stejné principy: plátce musí být schopen doložit, že doklad je pravý a nezměněný, a to po celou zákonnou dobu archivace. Prostý sken uložený ve složce, kde může kdokoli soubor přepsat, tuto podmínku plní jen těžko.
Smím papírový originál po naskenování vyhodit?
Převod papírového dokladu do elektronické podoby je možný, ale musí proběhnout tak, aby zůstala zachována jeho průkaznost. Pravidla pro změnu formy záznamů se liší podle toho, zda jde o účetní záznam, doklad pro DPH, nebo podklad daňové evidence. Pro většinu malých podnikatelů je bezpečný tento přístup:
- doklady, které vznikly elektronicky, archivujte elektronicky a netiskněte je jako náhradu,
- papírové doklady naskenujte, ale originály si ponechte, dokud si s účetní neověříte, že váš postup převodu je dostatečný,
- termopapírové účtenky naskenujte co nejdřív, protože originál časem vybledne a stane se nečitelným,
- u dokladů k majetku a u smluv zvažte uchování originálu po celou dobu archivace.
Rozhodnutí o skartaci originálů není jen technická otázka. Při kontrole může úřad originál požadovat a jeho absenci budete muset vysvětlit. Proto je rozumné mít postup převodu sepsaný: kdo skenuje, kdy, v jaké kvalitě a kam se soubory ukládají.
Postup od nákupu až po archiv
- Účtenku vyfoťte nebo naskenujte hned po nákupu, celou, včetně hlavičky a zápatí.
- Zkontrolujte, že je čitelné datum, dodavatel, jeho IČO nebo DIČ a celková částka.
- Soubor pojmenujte jednotně, například datem a názvem dodavatele, a uložte do složky daného měsíce.
- K nejasným nákupům připište krátkou poznámku, k čemu sloužily.
- Složku sdílejte s účetní, aby měla doklady průběžně a nemusela čekat na konec měsíce.
- Jednou za měsíc ověřte, že ke každé platbě z bankovního výpisu existuje doklad.
Zvlášť u hotovostních nákupů je digitalizace velkou pomocí, protože jiný důkaz o platbě často neexistuje. Kdy hotovostní účtenka stačí jako podklad pro daňový výdaj, rozebírá článek hotovostní účtenky a daňové výdaje.
Model: řemeslník nakupuje materiál v několika stavebninách, část platí kartou, část hotově. Když si zvykne fotit účtenku ještě v autě a posílat ji do sdílené složky, na konci měsíce nemusí nic dohledávat a účetní má podklady dřív, než je stihne ztratit v kapse pracovních kalhot.
Faktury, které už elektronické jsou
Řada dodavatelů posílá faktury výhradně e-mailem. Takový soubor je originálem dokladu, a proto je třeba uchovat ho v té podobě, v jaké přišel. Vytištění a smazání souboru je chyba, která může zkomplikovat prokázání pravosti. Praktické je nastavit si v poště samostatnou složku nebo pravidlo, které přílohy s fakturami automaticky ukládá na jedno místo. Pokud dodavatel nabízí i strukturovaný datový formát faktury, uložte ho spolu s PDF – usnadní to zpracování v účetním programu a sníží riziko chyb při přepisování.
Pozor na faktury, které dodavatel neposílá, ale jen zpřístupní v zákaznickém účtu na svém webu. Ty si stahujte pravidelně, protože po ukončení smlouvy nebo po určité době mohou z portálu zmizet.
Úložiště, zálohy a čitelnost v čase
Elektronický archiv je jen tak spolehlivý jako místo, kde leží. Soubory by měly být uložené tak, aby k nim měl přístup jen ten, kdo je potřebuje, a aby se nedaly nepozorovaně měnit nebo mazat. Cloudové úložiště je praktické, protože ho můžete sdílet s účetní, nemělo by však být jedinou kopií. Druhá záloha na jiném místě, například na externím disku uloženém mimo provozovnu, chrání před výpadkem služby i před omylem při mazání.
Myslete i na čitelnost v čase. Doklady ukládejte v běžných formátech, které půjde otevřít i za mnoho let, a nespoléhejte na uložení jen uvnitř aplikace, která může skončit. Při změně programu nebo úložiště ověřte, že se přenesly všechny soubory včetně poznámek. Model: ubytovatel ukládal účtenky pouze do mobilní aplikace, která po čase ukončila provoz. Exportovat stihl jen část dat a zbytek pracně dohledával u dodavatelů.
Digitalizace se nejvíc vyplatí tam, kde je propojená s prací účetní. Jak takovou spolupráci nastavit na dálku, popisuje článek online spolupráce s účetní.
Podnikatelé ze Sokolovska mohou zpracování dokladů svěřit službě účetnictví Sokolov, s převodem papírového archivu do elektronické podoby pomůže účetní poradna Ucetio.cz. Doporučení zní: začněte hned s novými doklady, papírový archiv z minulých let neskartujte bez ověření a na pravidelné zálohy dat nezapomínejte.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků