Online spolupráce s účetní: jak funguje
Spolupráce s účetní na dálku znamená, že doklady neputují v krabici, ale jako soubory, a většina komunikace běží písemně. Pro podnikatele to šetří cestování, pro účetní zase čas strávený přepisováním. Aby to fungovalo i z daňového pohledu, je ale potřeba vědět, kdo za co odpovídá, jak zacházet s elektronickými doklady a jak nastavit termíny, aby se stihlo přiznání k DPH i daňové přiznání.
Jak vypadá běžný měsíc
Typický cyklus má několik opakujících se kroků. Podnikatel během měsíce průběžně nahrává faktury a účtenky do sdílené složky nebo je přeposílá na domluvenou adresu. Po skončení měsíce doplní výpis z bankovního účtu v elektronické podobě. Účetní doklady zpracuje, spáruje s platbami a pošle seznam toho, co chybí nebo je nejasné. U plátců DPH následuje příprava přiznání a kontrolního hlášení, které podnikatel odsouhlasí, a pak podání.
Nejslabším článkem bývá právě doplňování chybějících dokladů. Když účetní píše dotazy na poslední chvíli, nezbývá čas na kontrolu a chyby se dostanou až do podání. Proto je dobré domluvit si pevný den v měsíci, do kterého jsou podklady kompletní, a nechat si mezi ním a lhůtou pro podání rezervu.
Kromě dokladů potřebuje účetní i informace, které na žádném papíře nejsou. Že jste začali pronajímat byt, koupili auto na leasing, přijali brigádníka nebo začali fakturovat do zahraničí, se z bankovního výpisu dozví pozdě nebo vůbec. Přitom právě takové změny mají daňové dopady: nové registrace, jiný režim DPH, povinnosti zaměstnavatele. Zvykněte si posílat s doklady i krátkou zprávu o tom, co se v podnikání za měsíc změnilo. Pár vět ušetří pozdější opravy.
Kdo odpovídá za daně, když je zpracovává někdo jiný
Za správnost daní vůči finančnímu úřadu odpovídá podnikatel. Účetní odpovídá vám, a to v rozsahu, který si sjednáte ve smlouvě. Pokud účetní udělá chybu, penále a úroky platíte nejprve vy a teprve potom můžete řešit náhradu škody s ní. Proto se ptejte, zda má sjednané pojištění odpovědnosti, a mějte ve smlouvě popsané, co přesně zajišťuje.
Pro podávání za vás potřebuje účetní plnou moc. Pozor na rozdíl mezi účetní a daňovým poradcem: prodloužená lhůta pro podání daňového přiznání se váže na zastoupení daňovým poradcem nebo advokátem a na plnou moc uplatněnou u správce daně včas. Pokud vám přiznání zpracovává účetní bez tohoto oprávnění, počítejte s běžnou lhůtou.
Užitečné je také nastavit přístup do datové schránky. Výzvy finančního úřadu chodí právě tam a lhůty na odpověď běží i ve chvíli, kdy schránku nikdo neotevře. Účetní může mít do schránky přístup jako pověřená osoba s omezenými oprávněními.
Elektronické doklady a papírové originály
Faktury, které vám dodavatelé posílají elektronicky, jsou originály a stačí je uchovat v elektronické podobě. U papírových účtenek je situace složitější: vyfocená účtenka slouží účetní ke zpracování, ale originál si ponechte, pokud nemáte převod do elektronické podoby zajištěný podle pravidel pro digitalizaci. Jaké podmínky pro to platí, rozebírá článek o digitalizaci účtenek a faktur.
Fotka musí být čitelná celá, včetně data, čísla dokladu a údajů o prodávajícím. Rozmazaný snímek účtenky z čerpací stanice, ořízlý okraj nebo vybledlá termopáska jsou nejčastější důvody, proč účetní výdaj nemůže uznat. Než doklady odešlete, projděte si je podle článku o kontrole dokladů před předáním účetní.
Nastavení spolupráce krok za krokem
- Sjednejte písemnou smlouvu s rozsahem služeb, termíny a odpovědností.
- Domluvte si jeden kanál pro doklady a jeden pro dotazy, ať se nic neztratí v desítkách e-mailů.
- Pojmenovávejte soubory jednotně, například podle data a dodavatele.
- Nastavte automatický export bankovních výpisů a dejte účetní vědět o každém novém účtu nebo platební kartě.
- Udělte plnou moc a přístup do datové schránky jen v rozsahu, který účetní skutečně potřebuje.
- Jednou za čtvrtletí si nechte poslat přehled příjmů, výdajů a odhad daně, abyste nebyli na konci roku překvapení.
Kdy dává smysl osobní kontakt
Online model sedí podnikatelům s pravidelnou agendou: IT freelancerovi s několika fakturami měsíčně, e-shopu s automatickými exporty nebo ubytovateli s rezervačním systémem. Řemeslník s krabicí účtenek z různých prodejen nebo podnikatel, který potřebuje nad čísly diskutovat, ocení i schůzku. Pro podnikatele z lázeňského trojúhelníku, kteří chtějí kombinovat sdílení dokladů na dálku s občasným osobním setkáním, je jednou z možností účetnictví Mariánské Lázně.
Pokud zvažujete, zda je spolupráce na dálku vhodná pro váš typ podnikání, nebo nevíte, jaká oprávnění dát účetní do datové schránky, poradit může účetní poradna Ucetio.cz.
Doporučujeme první dva až tři měsíce spolupráce brát jako zkušební: sledujte, zda se dotazy na chybějící doklady zmenšují a zda dostáváte podklady k podání s dostatečným předstihem. Pokud ne, upravte termíny nebo způsob předávání dřív, než přijde lhůta pro roční přiznání.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků