Kontrola dokladů před předáním účetní
Účetní zpracuje jen to, co od vás dostane. Neúplná nebo neuspořádaná hromádka dokladů znamená doptávání, zdržení a často i vyšší cenu za služby. Navíc odpovědnost za správnost daní nese i nadále podnikatel, ne účetní. Krátká kontrola před předáním proto patří k nejlevnějším způsobům, jak předejít daňovým chybám.
Proč se kontrola vyplatí právě vám
Účetní kanceláře obvykle účtují podle času nebo počtu dokladů. Každý chybějící papír, nečitelná účtenka nebo nejasná platba vede k e-mailu, odpovědi a dalšímu kolu práce. Když se navíc doklad dohledá až po termínu pro přiznání k DPH nebo kontrolní hlášení, hrozí opravná podání a sankce.
Druhým důvodem je znalost souvislostí. Jen vy víte, že platba stavební firmě se týká opravy provozovny a ne soukromého domu nebo že faktura za ubytování v cizím městě patří ke služební cestě za zákazníkem. Pokud tuto informaci k dokladu nepřipojíte, účetní ji musí odhadovat, nebo se ptát.
Úplnost: chybí k některé platbě doklad?
Nejspolehlivějším nástrojem kontroly úplnosti je bankovní výpis. Projděte všechny pohyby na podnikatelském účtu za období a ke každému přiřaďte doklad. Příchozí platby by měly odpovídat vydaným fakturám, odchozí platby přijatým fakturám, účtenkám nebo smlouvám. Na co se při tom zaměřit, rozebírá článek o tom, co hlídat na výpisech, nazvaný bankovní výpisy pro účetní.
Častými mezerami bývají platby kartou v zahraničních online službách, poplatky platebních bran, předplatné, mýtné nebo parkovné placené aplikací. Doklady k nim se nestahují samy, je potřeba si je vyexportovat z uživatelského účtu. Ubytovatelé navíc často zapomínají na měsíční přehledy z rezervačních portálů, ze kterých je vidět provize, a e-shopy na výkazy z online tržišť.
Úplnost se netýká jen faktur a účtenek. Účetní potřebuje vědět i o smlouvách, ze kterých vyplývají pravidelné platby: nájemní smlouvě, leasingu, úvěru, pojistkách nebo dohodách s lidmi, kteří pro vás pracují. Patří sem také cestovní příkazy a knihy jízd, pokud uplatňujete výdaje na služební cesty a auto. Bez nich nelze správně posoudit, kolik z dané platby je daňovým výdajem, jaká část připadá na úroky a jaká na jistinu nebo zda nejde o soukromou záležitost.
Správnost údajů na dokladech
Doklad, který existuje, ještě nemusí být v pořádku. U přijatých faktur kontrolujte, zda jsou vystavené na vaše jméno nebo firmu se správným IČO, u plátců DPH i se správným DIČ. Chybná identifikace odběratele může zpochybnit nárok na odpočet daně. Ověřte také datum uskutečnění plnění, měnu a čitelnost, zvlášť u účtenek z termopapíru.
U vydaných faktur si všímejte číselné řady. Chybějící číslo nebo stejné číslo dvakrát je jeden z prvních signálů, které vyvolají otázky. Pokud jste fakturu stornovali, přiložte i opravný doklad, aby účetní viděla celý příběh.
Kontrolní seznam před odesláním
- Každý pohyb na výpisu má přiřazený doklad, nebo vysvětlující poznámku.
- Vydané faktury tvoří souvislou řadu a stornované doklady mají svůj opravný doklad.
- Přijaté faktury nesou správné identifikační údaje vaší firmy.
- Soukromé výdaje jsou vyřazené, případně zřetelně označené, aby se do evidence nedostaly.
- U smíšených nákupů je vyznačená podnikatelská část.
- Neobvyklé položky, jako nákup majetku, půjčka, vklad vlastních peněz nebo dar, mají krátké vysvětlení.
- Doklady v cizí měně jsou pohromadě, aby je účetní mohla správně přepočítat.
- Smlouvy, které se v daném období změnily nebo nově vznikly, jsou přiložené.
Jak doklady předávat
Kontrolu výrazně usnadní stálý systém předávání. Domluvte se s účetní na pevném termínu v měsíci nebo čtvrtletí, na jedné sdílené složce a na jednoduchém pojmenování souborů. Řemeslník, který sbírá účtenky v dodávce, si je může každý pátek vyfotit telefonem do připravené složky. Papírové originály pak stačí uschovat podle pravidel pro archivaci.
Výhodou elektronického předávání je, že si účetní může doklady průběžně procházet a upozornit na chybu dřív, než se dostane do přiznání. Jak taková spolupráce probíhá v praxi, popisuje článek o tom, jak funguje online spolupráce s účetní. U plátců DPH se termín předávání musí přizpůsobit lhůtám pro přiznání a kontrolní hlášení s dostatečnou rezervou.
Jak to vypadá v praxi, ukazuje modelová situace masérky, která má pronajatou místnost v salonu a část služeb prodává přes dárkové poukazy. Před předáním si u každého prodaného poukazu ověří, že má doklad o přijaté platbě, k pronájmu přiloží aktuální dodatek smlouvy a k nákupu masážních olejů poznámku, že jde o spotřební materiál. Účetní pak nemusí nic dohledávat a celé období zpracuje bez doplňujících dotazů.
Udělejte si z kontroly krátký pravidelný rituál a ušetříte čas sobě i účetní. Pokud preferujete osobní předávání dokladů v regionu, nabízí se účetnictví Cheb. Na obecné otázky, jaký doklad je dostatečný nebo jak označit soukromý výdaj, odpoví účetní poradna Ucetio.cz. Aktuální požadavky na náležitosti dokladů si můžete ověřit i na webu Finanční správy.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků