← zpět na články

Nájem kanceláře a daňové náklady

Nájem kanceláře, dílny nebo provozovny patří u mnoha podnikatelů k největším pravidelným výdajům. Daňově jde o poměrně přímočarou položku, přesto se v ní skrývá několik pastí: platby předem, kauce, vyúčtování služeb, úpravy prostor nebo nájem od rodinného příslušníka. Projděme si, jak s nimi zacházet, aby výdaj při kontrole obstál.

Kdy je nájemné daňovým výdajem

Nájemné za prostory, které slouží podnikání, se uplatňuje jako daňový výdaj. Podkladem je písemná nájemní smlouva, ze které je zřejmé, jaký prostor si pronajímáte, za kolik a k jakému účelu. Ke smlouvě patří doklady o zaplacení, ideálně bezhotovostní platby s jasným popisem.

U daňové evidence se výdaj obecně uplatňuje v okamžiku zaplacení. Výjimkou je nájemné zaplacené předem na delší období. To se zpravidla nedá uplatnit celé najednou, ale jen v části, která připadá na příslušný rok. Pokud tedy pronajímatel nabídne slevu za zaplacení nájmu na několik let dopředu, počítejte s tím, že daňový výdaj se rozloží.

Stále častější je pronájem místa v coworkingu nebo krátkodobý pronájem zasedačky či sálu pro školení. I tyto platby jsou daňovým výdajem, jen místo klasické nájemní smlouvy bývá podkladem členská smlouva, objednávka nebo obchodní podmínky poskytovatele spolu s fakturou. Uschovejte si je společně, protože samotná faktura s popisem „členství“ nemusí být pro kontrolora srozumitelná. Pokud si pronajatý prostor dělíte s někým, kdo s vaším podnikáním nesouvisí, nebo ho zčásti využíváte soukromě, uplatněte jen odpovídající podíl.

Kdo uplatňuje paušální výdaje, nájemné zvlášť neuplatňuje. Paušál pokrývá všechny výdaje včetně nájmu, takže pro něj je nájemní smlouva důležitá spíš kvůli adrese provozovny a obchodnímu vztahu než kvůli daním.

Služby, energie a kauce

Vedle samotného nájmu obvykle platíte zálohy na služby, jako je teplo, voda, elektřina nebo úklid společných prostor. I ty jsou daňovým výdajem, ale v daňové evidenci je potřeba myslet na vyúčtování. Přeplatek, který vám pronajímatel vrátí, snižuje výdaje, nedoplatek je naopak dalším výdajem v roce, kdy ho zaplatíte.

Kauce neboli jistota daňovým výdajem není, protože se po skončení nájmu vrací. Výdajem se stane až tehdy, pokud si ji pronajímatel ponechá jako úhradu dlužného nájmu nebo škody, a to jen v odpovídající výši.

DPH u nájmu prostor

Nájem nemovitostí bývá od DPH osvobozen. Pronajímatel, který je plátcem, se ale může za stanovených podmínek rozhodnout nájem plátci DPH zdanit. Pokud jste plátce a nájemné vám chodí s daní, máte z něj nárok na odpočet, samozřejmě jen u prostor používaných pro zdanitelnou činnost.

Služby spojené s nájmem mohou mít jiný režim než samotný nájem. Zkontrolujte, jak je pronajímatel fakturuje a zda faktury splňují náležitosti daňového dokladu. Rozdělení mezi nájem a služby by mělo být jasně uvedené ve smlouvě nebo v rozpisu plateb.

Úpravy prostor a zvláštní situace

Nové rozvody, příčky nebo klimatizace v pronajaté provozovně nejsou jen drobnou opravou. Pokud jde o technické zhodnocení a pronajímatel s ním písemně souhlasí, může ho za určitých podmínek odpisovat nájemce. Běžné opravy a údržba jsou naopak výdajem v roce, kdy je zaplatíte. Rozdíl mezi opravou a zhodnocením konzultujte předem, protože ovlivňuje, kdy se výdaj do daní dostane.

Opatrnost vyžaduje nájem od člena rodiny. Platit nájem manželovi za prostor ve společném jmění se zpravidla daňově uplatnit nedá, protože byste v podstatě platili sami sobě. U jiných příbuzných zase správce daně zkoumá, zda nájemné odpovídá běžným cenám a zda pronajímatel příjem řádně zdanil.

Ne každý podnikatel potřebuje samostatnou kancelář. Kdo pracuje z bytu, může za určitých podmínek uplatnit poměrnou část nákladů na bydlení, jak vysvětluje článek o tom, jaké jsou daňové výdaje při práci z domova. A pokud řešíte hlavně adresu pro úřední korespondenci, zvažte rozdíl mezi provozovnou a službou popsanou v textu sídlo firmy a virtuální adresa.

Před podpisem nájemní smlouvy

1. Ověřte, že smlouva přesně popisuje prostor, výši nájmu, služby a způsob jejich vyúčtování.
2. Zjistěte, zda je pronajímatel plátce DPH a zda bude nájem zdaněný, nebo osvobozený.
3. Nechte si do smlouvy zapsat souhlas s plánovanými úpravami a dohodu o jejich vypořádání při skončení nájmu.
4. Plaťte nájem převodem s jednoznačným popisem a ukládejte si vyúčtování služeb.
5. Kauci evidujte zvlášť, ne jako běžný výdaj.
6. Pokud pronajímáte od příbuzného, nastavte nájemné podle obvyklých cen v lokalitě.

Fotograf, který si najme ateliér, nebo malá kosmetická provozovna v pronajatém prostoru tak mají jasno, co a kdy do výdajů patří. Kdo hledá provozovnu například v lázeňském centru a chce smlouvu před podpisem projít s místní účetní, může využít účetnictví Karlovy Vary. Obecné dotazy k nájmu, kauci a úpravám prostor vyřeší účetní poradna Ucetio.cz. Pravidla pro DPH u nájmu si před uzavřením smlouvy ověřte u účetní nebo na webu Finanční správy.

Zjistit možnosti účetní spolupráce online