Software a online služby v daňových nákladech
Fakturační program, cloudové úložiště, grafický editor, rezervační systém, antivir nebo nástroj na videohovory. Bez softwaru se dnes neobejde skoro žádné podnikání a většina se platí formou předplatného. Daňově jde často o jednoduchý provozní výdaj, ale u dražších licencí, zahraničních poskytovatelů a služeb používaných i doma se chybuje překvapivě často.
Předplatné jako běžný provozní náklad
Měsíční nebo roční předplatné online služby, kterou využíváte k podnikání, je daňovým výdajem. Kdo vede daňovou evidenci, uplatňuje ho zpravidla v okamžiku zaplacení. Pokud ale platíte předplatné na více let dopředu, ověřte si s účetní, zda je potřeba výdaj rozložit do jednotlivých období. Společnost, která vede účetnictví, předplatné přesahující do dalšího roku časově rozlišuje, tedy do nákladů daného roku dává jen tu část, která na něj připadá.
Uznatelnost stojí na souvislosti s příjmy. Fotograf platící editor fotografií, účetní s programem na mzdy nebo kosmetička s rezervačním systémem tu souvislost prokážou snadno. U služeb, jejichž podnikatelské využití je sporné, si připravte vysvětlení, k čemu je potřebujete.
U společnosti s ručením omezeným platí stejná logika, jen přísněji hlídá, na koho je služba vedená. Pokud jednatel platí firemní nástroj ze svého osobního účtu a na své jméno, firma nemá doklad na sebe a výdaj se uplatňuje obtížně. Předplatné proto zakládejte rovnou na firmu a plaťte ho z firemního účtu nebo firemní kartou. Totéž platí pro živnostníka, který používá jednu kartu na všechno: k podnikatelským platbám je praktičtější mít samostatnou.
Kdy se ze softwaru stává majetek
Jednorázově koupená licence s vyšší cenou může být nehmotným majetkem. Rozhoduje, zda pořizovací cena přesáhne zákonný limit a zda software budete používat déle než rok. Pak se do nákladů nedostane najednou, ale postupně formou odpisů po dobu stanovenou zákonem. Pokud je cena pod limitem, jde o jednorázový výdaj.
Zvláštní případy:
- Software dodaný se zařízením, například operační systém v notebooku, je obvykle součástí ceny zařízení a sleduje jeho daňový režim.
- Systém na míru, třeba rezervační modul vyvinutý pro konkrétní penzion, bývá dražší a vyplatí se posoudit, zda nejde o nehmotný majetek, případně o jeho technické zhodnocení při pozdějších úpravách.
- Licence na dobu určitou placená najednou na delší období se posuzuje jinak než trvalá licence. Smlouvu si proto přečtěte dřív, než doklad zaúčtujete.
Obecně o tom, co je majetek a jak se odpisuje, pojednává článek o dlouhodobém majetku v podnikání.
Zahraniční poskytovatelé a DPH
Velká část online služeb přichází ze zahraničí. Pokud službu odebíráte jako podnikatel a poskytovatel je usazen v jiném státě, obvykle vám fakturuje bez české DPH a daň přiznáváte vy. Plátce DPH ji přizná v daňovém přiznání a zároveň si může uplatnit odpočet. Princip podrobněji popisuje článek o přenesení daňové povinnosti.
Na neplátce se často zapomíná. Kdo není plátcem a přijme službu od poskytovatele z jiného členského státu EU, se zpravidla stává identifikovanou osobou. Musí se registrovat, daň z přijaté služby přiznat a zaplatit, ale odpočet si uplatnit nemůže. Zapomenutá registrace se může prodražit sankcemi. Další past: pokud se u poskytovatele zaregistrujete jako spotřebitel bez daňového čísla, naúčtuje vám zahraniční DPH, kterou si v Česku nelze odečíst.
Platby v cizí měně navíc přinášejí přepočet kurzem. Na výpisu z karty bývá jiná částka než na faktuře a rozdíl je potřeba v evidenci zachytit správně.
Doklady a soukromé použití
Potvrzovací e-mail o platbě nemusí jako doklad stačit. Ve svém účtu u poskytovatele si nastavte fakturační údaje podnikatele včetně daňového čísla a každý měsíc stáhněte řádnou fakturu. Zpětné dohledávání faktur za celý rok bývá zdlouhavé a některé služby starší doklady po čase nezobrazují.
Služby používané zároveň soukromě, jako cloudové úložiště s rodinnými fotkami nebo kancelářský balík, který používají i děti na školu, je správné uplatnit jen v poměru odpovídajícím podnikání. Čistě zábavní předplatné do výdajů nepatří, ani když ho občas sledujete na pracovním notebooku.
Roční revize předplatných
- Vypište si všechny služby, které vám strhávají platby z účtu nebo z karty.
- U každé ověřte, zda ji skutečně používáte k podnikání a zda máte fakturu na sebe jako podnikatele.
- Označte zahraniční poskytovatele a zkontrolujte, jak u nich řešíte DPH.
- Zrušte služby, které už nepotřebujete, a ukončete zkušební verze, které se změnily v placené.
- Dražší licence předejte účetní k posouzení, zda nejde o majetek.
Podnikatelé ze Sokolovska, kteří chtějí mít předplatné, licence i případnou registraci identifikované osoby v rukou místní účetní, mohou oslovit účetnictví Sokolov. Na obecné otázky k zahraničním službám odpovídá i účetní poradna Ucetio.cz.
Doporučujeme udělat si revizi předplatných hned teď, ne až při přípravě přiznání. Zrušíte zbytečné služby, doplníte chybějící faktury a včas zjistíte, zda vám z odebíraných služeb nevznikla povinnost vůči správci daně. Aktuální limity pro nehmotný majetek a pravidla pro identifikované osoby si ověřte u Finanční správy.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků