Účetní závěrka s.r.o.: co si připravit
Účetní závěrka společnosti s ručením omezeným není jen formalita, kterou za firmu udělá účetní. Z jejích čísel vychází přiznání k dani z příjmů právnických osob, rozhoduje se podle ní o rozdělení zisku a po zveřejnění ji může číst každý obchodní partner nebo banka. Kvalita závěrky stojí na podkladech, které musí dodat jednatel. Tady je přehled, co si připravit a proč.
Inventarizace: stav na papíře proti skutečnosti
Před sestavením závěrky musí společnost ověřit, že účetnictví odpovídá skutečnosti. Inventarizace se týká majetku i závazků a výsledkem jsou inventurní soupisy podepsané odpovědnými osobami.
- Pokladna: spočítaná hotovost k poslednímu dni roku a zápis o tom.
- Bankovní účty: zůstatky podle výpisů, včetně spořicích a devizových účtů a účtů u platebních bran.
- Zásoby: fyzická inventura zboží a materiálu, oceněná podle zvolené metody.
- Dlouhodobý majetek: kontrola, že stroje, auta a vybavení v evidenci skutečně existují a nejsou vyřazené.
- Pohledávky a závazky: odsouhlasení zůstatků s významnými odběrateli a dodavateli.
Postup inventury a její typické chyby rozebírá článek o inventuře a uzávěrkových pracích. Rozdíly zjištěné inventurou se musí vypořádat v účetnictví toho roku, za který se závěrka sestavuje.
Pohledávky, které se nezaplatí
Staré neuhrazené faktury od odběratelů jsou častým slabým místem závěrky. Pokud je zřejmé, že pohledávka nebude zaplacena celá, je potřeba ji v účetnictví ocenit realisticky. K tomu slouží opravné položky nebo odpis pohledávky. Daňová uznatelnost těchto kroků má vlastní podmínky, například zahájení vymáhání nebo dobu po splatnosti, a liší se od účetního pohledu. Jednatel by měl účetní dodat přehled sporných pohledávek a informaci, co se s nimi děje. Jak mít pohledávky přehledně, popisuje text o evidenci pohledávek.
Co účetní z dokladů sama nepozná
Řada položek závěrky závisí na informacích, které nejsou na žádné faktuře. Bez nich účetní pracuje s odhadem nebo je vynechá.
Nevyfakturované dodávky a služby
Elektřina za prosinec, kterou dodavatel vyúčtuje až v březnu, nebo práce subdodavatele dokončená v prosinci a fakturovaná v lednu, patří do nákladů starého roku. V účetnictví se zachycují jako dohadné položky. Jednatel by měl účetní sdělit, co se v posledních týdnech roku dodalo nebo spotřebovalo bez faktury.
Platby přes přelom roku
Pojištění, nájem nebo předplatné zaplacené na období, které zasahuje do dalšího roku, se časově rozlišuje. Totéž platí pro tržby přijaté předem. Účetní potřebuje vědět, jaké období platba pokrývá, což z faktury někdy jasné není.
Majetek pořízený a vyřazený během roku
Účetní potřebuje vědět, kdy byl nový stroj nebo auto skutečně uveden do používání, protože od toho se odvíjí začátek odpisů. Stejně důležité je, co firma během roku prodala, darovala nebo vyřadila jako nepoužitelné. Vyřazení by mělo mít protokol. Pamatujte také, že účetní odpisy, které mají odrážet skutečné opotřebení, se mohou lišit od daňových, a rozdíl se řeší až při výpočtu základu daně.
Vztahy se společníky
Půjčky od společníka nebo společníkovi, nevyplacené odměny jednatele, příplatky mimo základní kapitál nebo výplata podílu na zisku mají daňové dopady na firmu i na společníka. Smlouvy a rozhodnutí k nim je potřeba mít písemně a předat je účetní.
Od závěrky k přiznání a zveřejnění
Ze sestavené závěrky vychází účetní výsledek hospodaření. Ten se pro účely daně upravuje o položky, které nejsou daňově uznatelné, například reprezentaci, některé sankce nebo část opravných položek, a o příjmy, které se nedaní. Výsledkem je základ daně a přiznání k dani z příjmů právnických osob, které společnost podává v zákonné lhůtě elektronicky.
Závěrku pak schvaluje valná hromada, u jednočlenné společnosti jediný společník v působnosti valné hromady. Schválená závěrka se zakládá do sbírky listin obchodního rejstříku. Na tuto povinnost firmy často zapomínají a riskují sankce, případně i problémy s věrohodností u bank a partnerů.
Kontrolní seznam pro jednatele
- Zajistit inventarizaci a podepsané inventurní soupisy.
- Předat přehled sporných a starých pohledávek.
- Sepsat dodávky a služby přijaté bez faktury.
- Upozornit na platby pokrývající více období.
- Doložit smlouvy a rozhodnutí ve vztahu ke společníkům.
- Rozhodnout o rozdělení zisku nebo úhradě ztráty.
- Ohlídat schválení závěrky a její zveřejnění ve sbírce listin.
Pro firmy z Karlovarska, které chtějí závěrku připravovat s účetní, se kterou se mohou nad čísly sejít osobně, je k dispozici účetnictví Karlovy Vary. Konkrétní dílčí otázku, třeba daňový dopad půjčky od společníka, pomůže vyjasnit i účetní poradna Ucetio.cz.
Doporučení: s přípravou závěrky začněte už v prosinci, ne až v době, kdy se blíží lhůta pro přiznání. Domluvte s účetní seznam podkladů a termín jejich předání a inventuru naplánujte na konec roku, kdy je stav skladu i pokladny nejsnáze ověřitelný. Aktuální lhůty pro podání přiznání a zveřejnění závěrky si ověřte u Finanční správy a v pravidlech obchodního rejstříku.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků