Evidence pohledávek: kdo vám dluží
Pohledávka vzniká ve chvíli, kdy vystavíte fakturu, a zaniká, až peníze dorazí na účet. Mezitím může uplynout den, měsíc, nebo se platba nemusí objevit vůbec. Přehled o tom, kdo vám dluží, je proto otázkou cash-flow, ale má i daňové souvislosti, které se liší podle toho, jak vedete evidenci.
Jak má přehled pohledávek vypadat
Stačí jednoduchá tabulka nebo přehled ve fakturačním programu, pokud obsahuje tyto údaje:
- odběratel a jeho identifikační údaje,
- číslo faktury a datum vystavení,
- datum splatnosti,
- fakturovaná částka a částka již uhrazená,
- počet dní po splatnosti,
- odeslané upomínky a jejich data,
- poznámka o dohodách, například o splátkách nebo reklamaci.
Řazení podle stáří po splatnosti ukáže, které pohledávky jsou jen „pozdě“ a které už jsou rizikové. Pravidelné sledování splatných faktur je zároveň základem plánování plateb, jak popisuje článek o průběžné kontrole cash-flow a daní.
Model: IT freelancer s několika stálými klienty má faktury v programu, ale nikdy je neřadí podle splatnosti. Když jeden z klientů začne platit pozdě, freelancer si toho všimne až po několika měsících, kdy dluh narostl na objem několika zakázek. Pohled do přehledu jednou týdně by problém zachytil hned na začátku.
Kdy se neuhrazená faktura projeví v daních
Daňová evidence
Při vedení daňové evidence se příjem zdaňuje až v okamžiku úhrady. Neuhrazená faktura tedy daň z příjmů v daném roce nezvyšuje. Pohledávky ale musíte evidovat a mají význam zejména ve dvou situacích: při ukončení podnikání a při přechodu ze skutečných výdajů na paušální. Tehdy se o neuhrazené pohledávky upravuje základ daně, takže se zdaní, i když peníze ještě nepřišly. Pokud uplatňujete paušální výdaje, patří evidence pohledávek k několika málo povinným součástem vašich záznamů.
Účetnictví
Účetní jednotky, typicky s.r.o., zdaňují výnos už v okamžiku, kdy je faktura zaúčtována. Daň z příjmů tak zaplatí i z peněz, které nakonec nemusí nikdy dostat. Proto mají možnost tvořit k rizikovým pohledávkám opravné položky nebo je za stanovených podmínek odepsat. Daňově účinné opravné položky i odpisy pohledávek mají přísné podmínky, například na dobu po splatnosti nebo na zahájení soudního či insolvenčního řízení, proto jejich tvorbu nechte na účetní.
DPH
Plátce DPH odvádí daň podle data uskutečnění plnění, ne podle úhrady. Daň z neuhrazené faktury tedy platí z vlastních prostředků. Za zákonem stanovených podmínek lze daň u nedobytné pohledávky opravit, vyžaduje to ale splnění formálních kroků a dodržení lhůt. Oprava se provádí opravným daňovým dokladem a dlužník musí následně snížit svůj odpočet.
Upomínky bez zbytečného otálení
- Krátce po splatnosti pošlete přátelskou připomínku s kopií faktury.
- Pokud platba nepřijde, zavolejte a dohodněte konkrétní termín úhrady.
- Nedodržený termín řešte písemnou upomínkou s upozorněním na úroky z prodlení.
- Při delším prodlení zvažte předžalobní výzvu a pozastavení dalších dodávek.
- Každý krok si zapisujte do přehledu – poslouží jako doklad pro případné vymáhání i pro daňové účely.
Model: ubytovací zařízení fakturuje cestovní kanceláři za pobyty skupin. Když přestane sledovat splatnosti, zjistí po sezóně, že několik faktur visí měsíce a kontaktní osoba mezitím odešla. S pravidelným přehledem by na první nezaplacenou fakturu reagovalo hned a další rezervace podmínilo zálohou.
Úroky z prodlení a náklady spojené s uplatněním pohledávky můžete po dlužníkovi požadovat; jejich výši určují předpisy a smlouva, proto si ji ověřte. Pokud úroky skutečně obdržíte, zahrnují se do zdanitelných příjmů v období, kdy je dostanete.
Pohledávky v uzávěrce a v přiznání
Na konci roku se stav pohledávek sepisuje a u větších odběratelů je dobré si ho nechat potvrdit, třeba jednoduchým e-mailem se seznamem otevřených faktur. Odsouhlasení odhalí platby, které odběratel poslal na jiný účet nebo s chybným variabilním symbolem, i faktury, které k němu nikdy nedorazily. Při vedení daňové evidence je soupis pohledávek podkladem pro přílohu přiznání, v účetnictví pak pro inventuru a případné opravné položky.
Pozor také na pohledávky v cizí měně, u nichž se při úhradě může objevit kurzový rozdíl s vlastním daňovým zacházením. A u pohledávek za spřízněnými osobami, například za firmou člena rodiny, počítejte s tím, že je úřad bude zkoumat důkladněji, zvlášť pokud se dlouho neplatí.
Když je jasné, že peníze nepřijdou
Pohledávku, kterou se nedaří vymoci, nestačí jen přestat sledovat. Podle situace – insolvence dlužníka, soudní řízení, exekuce nebo zánik dlužníka – se nabízejí různé daňové a účetní postupy a každý vyžaduje jiné doklady. Jejich přehled najdete v článku nedobytné pohledávky a jejich řešení. Čím lépe máte zdokumentované upomínky a komunikaci s dlužníkem, tím snáz později prokážete, že jste udělali, co se dalo. Odpis pohledávky v evidenci přitom neznamená, že jste se jí vzdali – vymáhat ji můžete i nadále.
Pokud podnikáte na Sokolovsku a chcete, aby někdo pohledávky hlídal a upozorňoval na ně včas, nabízí se účetnictví Sokolov. Jak konkrétní neuhrazenou fakturu zachytit v přiznání, vám vysvětlí účetní poradna Ucetio.cz. Doporučujeme kontrolovat přehled pohledávek jednou týdně – zabere to pár minut a ušetří nepříjemné překvapení na konci roku.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků