Evidence závazků: co dlužíte vy
Závazky jsou zrcadlem pohledávek: ukazují, komu a kolik dlužíte vy. Podnikatelé jim často věnují méně pozornosti, protože faktury od dodavatelů se „nějak zaplatí“. Neuhrazený závazek ale může mít dopad na daň z příjmů, na odpočet DPH i na to, jak vás vnímá banka. Proto stojí za to vést je stejně pečlivě jako to, co dluží vám.
Co všechno mezi závazky patří
- přijaté faktury od dodavatelů materiálu, zboží a služeb,
- nájemné a služby spojené s provozovnou,
- splátky úvěrů a leasingu,
- mzdy a odvody za zaměstnance,
- daně a pojistné, které jsou splatné, ale dosud nezaplacené,
- přijaté zálohy od zákazníků, za které jste ještě nedodali plnění.
Poslední položka se snadno přehlédne. Pokud řemeslník přijme zálohu na zakázku a práci zatím neodvedl, zákazníkovi dluží buď dodávku, nebo vrácení peněz. V přehledu by proto přijaté zálohy neměly chybět. Totéž platí pro drobné pravidelné platby, například předplatné softwaru nebo telefonní tarif. Jednotlivě nejsou velké, dohromady ale tvoří podstatnou část měsíčních výdajů a jejich přehlédnutí zkresluje plánování.
Daňové dopady neuhrazených závazků
U daňové evidence platí, že výdaj vzniká až zaplacením. Neuhrazená faktura od dodavatele proto v daném roce základ daně nesnižuje. Výjimkou jsou situace, kdy se základ daně upravuje o stav závazků, například při ukončení činnosti nebo při změně způsobu uplatňování výdajů. Konkrétní postup si v takovém případě ověřte s účetní.
V účetnictví se náklad zaúčtuje již při přijetí faktury. Pokud ale závazek dlouho po splatnosti neuhradíte, předpisy za určitých podmínek požadují, aby se o něj zvýšil základ daně. Logika je prostá: náklad, který nebyl a možná ani nebude zaplacen, nemá trvale snižovat daň.
U s.r.o. je proto dobré, aby účetní na konci každého roku prošla seznam starých neuhrazených závazků a u každého zjistila, proč dosud není zaplacen. Často jde o zapomenutý dobropis, chybně spárovanou platbu nebo fakturu, kterou dodavatel už dávno stornoval, a stačí ji jen dořešit.
Pro plátce DPH je důležité, že odpočet z přijaté faktury nelze držet donekonečna bez úhrady. Pokud závazek nezaplatíte do zákonem stanovené doby po splatnosti, musíte uplatněný odpočet snížit; po pozdějším zaplacení si ho můžete znovu nárokovat. K tomu se přidává riziko ručení, pokud zaplatíte na účet dodavatele, který není zveřejněný v registru plátců. Před první platbou novému dodavateli se proto vyplatí krátká kontrola v registru.
Jak závazky hlídat v praxi
- Každou přijatou fakturu zapište do přehledu hned po doručení, ne až při placení.
- U každé položky uveďte splatnost a způsob úhrady.
- Jednou týdně si projděte, co bude splatné v nejbližších dnech, a naplánujte platby.
- Před úhradou ověřte údaje dodavatele a u plátců i zveřejnění účtu.
- Pokud nemůžete zaplatit včas, domluvte se s dodavatelem písemně na odkladu nebo splátkách.
- Uhrazené závazky označte a propojte s bankovním výpisem.
Model: malý e-shop odkládá platby dodavateli zboží, aby si udržel hotovost na reklamu. Několik faktur se dostane hluboko po splatnost a účetní při kontrole zjistí, že je potřeba opravit odpočet DPH. Odklad, který měl ulevit hotovosti, se tak promítne do vyšší platby daně za dané období.
Pro ubytovatele nebo kavárnu se sezónními výkyvy je přehled závazků ještě důležitější. Mimo sezónu přichází méně peněz, ale nájem, energie a splátky běží dál, a právě tehdy se nejsnáz stane, že se platby začnou odkládat bez rozmyslu.
Sporné faktury, částečné úhrady a zápočty
Ne každý závazek je jednoznačný. Pokud s dodavatelem nesouhlasíte, například kvůli vadné dodávce, fakturu zapište, označte ji jako spornou a reklamaci uplatněte písemně. Po vyřešení sporu ji buď zaplatíte, nebo dostanete opravný doklad, který závazek sníží. Faktura, kterou necháte bez reakce ležet, se časem stane nejen obchodním, ale i daňovým problémem.
U částečných úhrad sledujte zbývající částku a v popisu platby uvádějte číslo faktury, aby bylo jasné, co zbývá doplatit. Pokud s dodavatelem vzájemně započtete pohledávky a závazky, sepište o tom dohodu o zápočtu – v evidenci nahrazuje bankovní pohyb a v daňové evidenci se zápočet obvykle posuzuje jako úhrada.
Závazky na konci roku a před jednáním s bankou
Na konci roku patří přehled závazků k uzávěrkovým pracím. Stav neuhrazených faktur se odsouhlasí s dodavateli a promítne do přílohy přiznání nebo do účetní závěrky. Při odsouhlasení se často ukáže, že dodavatel eviduje fakturu, kterou vy nemáte, nebo naopak; takový rozdíl je potřeba vyřešit před uzávěrkou, jinak skončí ve špatném období. Jak se na uzávěrku připravit, popisuje článek inventura a uzávěrkové práce na konci roku.
Přehled závazků zajímá také banku nebo leasingovou společnost při žádosti o financování. Hodnotí, zda platíte včas, jak velký dluh nesete a zda údaje odpovídají daňovému přiznání. Co si před takovým jednáním připravit, shrnuje článek daňové podklady před žádostí o úvěr.
Pokud podnikáte v Ostrově nebo okolí a chcete, aby přehled závazků vedla účetní spolu s ostatní agendou, je tu účetnictví Ostrov. Když si nebudete jistí, jak naložit se sporným nebo částečně uhrazeným závazkem, rychlou odpověď nabízí účetní poradna Ucetio.cz. Nejdůležitější doporučení: plaťte podle přehledu splatností, ne podle toho, kdo se ozve nejhlasitěji.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků