Průběžná kontrola cash-flow a daní
Daně se platí ze zisku nebo z uskutečněných plnění, ale z účtu odcházejí v hotových penězích. Mezi tím, co ukazuje evidence, a tím, kolik peněz je skutečně k dispozici, proto často zeje mezera. Pravidelná kontrola cash-flow s ohledem na daně pomáhá, aby termín splatnosti DPH nebo doplatku daně nepřišel ve chvíli, kdy je účet prázdný.
Proč zisk a peníze na účtu nejdou ruku v ruce
Několik typických situací, kdy se daňový výsledek a stav peněz rozcházejí:
- Neuhrazené faktury u plátce DPH. Daň na výstupu vzniká obvykle k datu uskutečnění plnění, ne k datu zaplacení. Řemeslník tak odvede DPH z faktury, kterou mu zákazník ještě neproplatil.
- Velká investice. Nákup stroje nebo auta odčerpá peníze najednou, ale do výdajů se dostává postupně přes odpisy. Zisk je tedy vysoký, peníze chybí.
- Splátky úvěru. Splácená jistina není daňovým výdajem, výdajem bývají jen úroky. Účet se tenčí, základ daně ne.
- Soukromé výběry. Peníze, které si podnikatel bere pro sebe, nesnižují zisk, ale snižují hotovost, ze které se pak platí daň.
- Sezónní výkyvy. Penzion vydělá hlavně v létě, ale zálohy na pojistné a případné zálohy na daň se platí i v zimě.
U OSVČ s daňovou evidencí se navíc příjem obvykle počítá až v okamžiku zaplacení. Daň z příjmů tak sice nevzniká z nezaplacených faktur, ale DPH ano. Kdo dlouho čeká na platby, potřebuje mít přehled, komu a kolik fakturoval; praktický postup popisuje článek evidence pohledávek a hlídání dlužníků.
Kalendář daňových a odvodových plateb
Základem kontroly je seznam všech pravidelných plateb státu a institucím, seřazený podle měsíců. Typicky obsahuje:
- DPH za měsíc nebo čtvrtletí, podle toho, jaké má plátce zdaňovací období;
- zálohy na sociální pojištění a na zdravotní pojištění;
- zálohy na daň z příjmů, pokud podnikateli vznikla povinnost je platit;
- odvody a zálohy na daň za zaměstnance, pokud je zaměstnává;
- roční platby, například daň z nemovitých věcí, silniční daň nebo doplatek daně po přiznání.
Termíny se liší podle druhu daně a mohou se měnit, proto si je jednou ročně zkontrolujte na webu Finanční správy a u pojišťoven. Do stejného kalendáře patří i vaše vlastní větší platby dodavatelům: nájem, leasing, splátky úvěru. Přehled o tom, co a komu dlužíte, usnadní článek evidence závazků v malé firmě.
Měsíční kontrola krok za krokem
Nemusí jít o složitý finanční plán. Stačí jednoduchá tabulka a jedno pevné odpoledne v měsíci:
- Zapište zůstatek na podnikatelském účtu a v pokladně k poslednímu dni měsíce.
- Sepište vystavené faktury, které ještě nejsou zaplacené, a odhadněte, kdy reálně přijdou peníze.
- Sepište přijaté faktury a další závazky splatné v příštích týdnech.
- Z kalendáře doplňte daně a odvody splatné v následujícím období, u plátců i očekávanou výši DPH.
- Porovnejte, zda po všech odchozích platbách zůstane na účtu rozumná rezerva.
- Pokud ne, rozhodněte včas: urgovat dlužníky, posunout nákup, domluvit splátky s dodavatelem nebo požádat o posečkání daně.
Kontrola má smysl jen tehdy, když vychází z aktuálních dat. Doklady by proto měly být zaevidované průběžně, ne až před termínem pro přiznání.
Jak to vypadá v praxi: IT freelancer, plátce DPH se čtvrtletním zdaňovacím obdobím, fakturuje většinu práce jednomu velkému klientovi s dlouhou splatností. Na konci čtvrtletí má vystavené faktury, ze kterých musí odvést daň, ale peníze za ně dorazí až po termínu splatnosti DPH. Při měsíční kontrole to vidí s předstihem, takže může odložit daň z dřívějších plateb, vyjednat kratší splatnost nebo fakturovat po menších etapách. Bez kontroly by na problém narazil teprve v den, kdy má platit.
Varovné signály, které nepřehlížet
Příznaky, že se peníze a daňové povinnosti začínají rozcházet, obvykle nepřicházejí najednou, ale postupně. První signál je, když platbu DPH nebo pojistného platíte z peněz, které vám přišly od zákazníka teprve ráno. Druhým je rostoucí objem faktur po splatnosti, zvlášť u menšího počtu velkých odběratelů. Třetím je situace, kdy se roční doplatek daně řeší půjčkou nebo kontokorentem. Čtvrtým je opakované žádání o splátkový kalendář. Každý z nich ukazuje, že by se měla změnit buď platební disciplína odběratelů, nebo způsob, jakým si na daně odkládáte.
Pokud finanční úřad žádáte o posečkání nebo rozložení daně na splátky, počítejte s tím, že žádost musí být odůvodněná a že se z odložené částky obvykle platí úrok. Je to nouzové řešení, ne běžný nástroj řízení peněz.
Z kontroly udělejte rutinu
Přehled o penězích a daních se nejlépe buduje malými kroky: stejný den v měsíci, stejná tabulka, stejné otázky. Po několika měsících uvidíte opakující se vzorce, například slabé jaro nebo pozdě platící odběratele, a můžete na ně reagovat dřív. Pokud chcete, aby vám s nastavením pomohla účetní z regionu, která zpracovává i daňové podklady, můžete využít účetnictví Ostrov. Konkrétní dotaz, například jak naplánovat platby kolem čtvrtletního DPH, lze směřovat i tam, kde odpovídá účetní poradna Ucetio.cz.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků