Služby a fakturace klientům
Kdo prodává služby, nemá sklad ani dodací listy, a hlavním důkazem o tom, co a kdy proběhlo, je faktura. Z daňového pohledu rozhoduje o víc věcech, než se zdá: určuje, kdy vznikl příjem, kdy se odvádí DPH a zda doklad obstojí při kontrole. Tento článek prochází fakturaci služeb tak, aby doklad odpovídal skutečnosti a nekomplikoval život vám ani klientovi.
Co na faktuře za službu nesmí chybět
Základ je stejný pro všechny: kdo službu poskytl a komu, s identifikačními údaji obou stran, jednoznačné číslo dokladu, datum vystavení, popis služby, cena a způsob úhrady. Firma zapsaná v obchodním rejstříku k tomu připojuje údaj o zápisu. Plátce DPH navíc uvádí daňová identifikační čísla, datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně, sazbu a výši daně. Podrobnosti k náležitostem dokladů jsou v článku o vydaných a přijatých fakturách.
Nejčastěji podceňovaná položka je popis. Text „služby dle dohody“ nebo „konzultace“ nic neříká a při kontrole vede k otázkám, co se vlastně dodalo. Lepší je napsat, o jakou práci šlo, za jaké období a v jakém rozsahu, například „správa sociálních sítí za září, rozsah podle objednávky“ nebo „úprava skladového modulu, tolik a tolik hodin podle výkazu“. Výkaz práce, předávací protokol nebo e-mail se schválením výstupu si uložte k faktuře. Pokud se klient nebo úřad zeptá, máte odpověď po ruce.
Kdy vzniká příjem a kdy povinnost přiznat DPH
U daňové evidence je příjem zdanitelný ve chvíli, kdy ho klient zaplatí. Faktura vystavená v prosinci a uhrazená v lednu se tedy projeví až v dalším roce. Společnost s ručením omezeným, která vede účetnictví, naopak zachycuje výnos podle období, kdy byla služba poskytnuta, bez ohledu na to, kdy přišly peníze.
U DPH se sleduje datum uskutečnění zdanitelného plnění. U služby je to obecně den jejího poskytnutí, nebo den vystavení daňového dokladu, pokud ho vystavíte dřív. Pokud klient zaplatí předem, povinnost přiznat daň vzniká už přijetím platby. U služeb poskytovaných průběžně, třeba měsíčního servisu nebo správy webu, si ve smlouvě ujasněte, za jaká období se fakturuje, a držte se toho. Nejasné smlouvy jsou častým zdrojem sporů o to, do kterého období plnění patří.
Z toho plyne nepříjemná asymetrie u neplatičů. Živnostník s daňovou evidencí, kterému klient nezaplatí, nemá z nezaplacené faktury zdanitelný příjem. Plátce DPH ale daň z vystavené faktury odvede, i když peníze nedorazily, a na její vrácení má nárok až za podmínek stanovených zákonem. U nových klientů proto zvažte zálohu nebo kratší splatnost.
Zálohy, slevy a opravy
Platba předem je u služeb běžná: kurz, balíček hodin, rezervace termínu. Plátce DPH z přijaté zálohy odvádí daň a vystavuje k ní daňový doklad, po dokončení služby pak konečné vyúčtování. Jak na to bez dvojího zdanění, ukazuje článek o zálohových fakturách a DPH.
Když se dodatečně dohodnete na slevě nebo část služby neproběhne, vydanou fakturu nepřepisujte. Vystavte opravný doklad, který na původní fakturu odkazuje. Číselná řada má zůstat souvislá, bez děr a bez dokladů, které „zmizely“, protože nesouvislá řada vzbuzuje při kontrole otázky.
Tři modelové poskytovatelé služeb
IT freelancer s měsíčním paušálem
Fakturuje firmě pevnou částku za podporu a k tomu hodiny navíc. Měl by mít ve smlouvě, co paušál pokrývá, a víceprácí doložit výkazem. Pokud je plátce DPH, fakturuje paušál za každý měsíc zvlášť a nenechává ho nahromadit na konec čtvrtletí.
Kadeřnice s tržbami od jednotlivců
Většina zákazníků platí hotově nebo kartou a fakturu nechce. Za příjem se přesto považuje každá tržba. Denní přehled tržeb, výpis z platebního terminálu a doklady vydané zákazníkům musí na konci měsíce sedět dohromady. Faktura se vystavuje jen firmám, které ji potřebují pro své výdaje.
Lektorka s kurzy placenými předem
Kurz za celé pololetí zaplacený v září je u daňové evidence příjmem v okamžiku úhrady, i když lekce poběží do dalšího roku. Pokud lektorka kurz zruší a peníze vrací, vrácená úplata se zohlední v roce vrácení.
Kontrola před odesláním faktury
- Sedí identifikační údaje klienta podle veřejného rejstříku?
- Popisuje text konkrétně, co bylo dodáno a za jaké období?
- Máte k faktuře uložený výkaz, protokol nebo schválení výstupu?
- Odpovídá datum plnění skutečnosti, ne pohodlí při vyúčtování?
- Navazuje číslo dokladu na předchozí fakturu v řadě?
- Je u přijaté zálohy vystavený doklad a je jasné, jak se zúčtuje?
Podnikatelé, kteří poskytují služby lázeňským provozům a chtějí mít účetní nablízku, mohou využít účetnictví Karlovy Vary. Obecný dotaz k náležitostem dokladu nebo k datu plnění zodpoví i účetní poradna Ucetio.cz.
Doporučujeme jednou za čas vzít náhodnou vydanou fakturu a podívat se na ni očima kontrolora: pozná z ní cizí člověk, co jste udělali, kdy a pro koho? Pokud ne, upravte šablonu a zvykněte si popisovat služby konkrétněji. Aktuální požadavky na náležitosti dokladů si ověřte u Finanční správy.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků