← zpět na články

Účetní servis pro řemeslníky

Instalatér, elektrikář, truhlář nebo pokrývač tráví den na zakázkách, ne u počítače. Papíry se hromadí v autě, účtenky z prodejen stavebnin blednou v přihrádce a faktury se píšou večer. Dobrý účetní servis pro řemeslníka proto není jen zpracování dokladů, ale nastavení jednoduchých pravidel, aby daňové otázky typické pro řemeslo byly vyřešené dřív, než z nich vznikne problém.

Paušál, nebo skutečné výdaje u řemesla

Řemeslné živnosti mají paušální výdaje nastavené jinak než většina ostatních činností, a to pro řemeslníka příznivěji. Pro řemeslníka s velkým podílem materiálu to často bývá zajímavá volba, protože odpadá prokazování jednotlivých výdajů. Neplatí to ale automaticky. Kdo kupuje drahé stroje, platí nájem dílny a zaměstnance, může mít skutečné výdaje vyšší. A kdo provozuje vedle řemesla ještě jinou činnost, třeba projektování nebo prodej zboží, musí příjmy rozdělit podle druhu živnosti.

První úkol pro účetní je proto spočítat obě varianty na číslech minulého roku a zvážit, co se v podnikání chystá.

Materiál, zakázky a zálohy

Řemeslník nakupuje materiál dvojím způsobem: na konkrétní zakázku a do zásoby. Materiál na zakázku je praktické označit na dokladu číslem nebo jménem zakázky, aby se dalo kdykoli ověřit, že byl skutečně zabudován a vyfakturován. Spojovací materiál, kabely nebo trubky do zásoby se sledují jako zásoby a jejich úbytek by měl odpovídat práci.

Častá situace: zákazník si vybere obklady nebo baterii a řemeslník je koupí na svůj účet a pak přefakturuje. Nákup je výdajem řemeslníka a přefakturace jeho příjmem, obojí v plné výši. Plátce DPH by měl vědět, že přefakturovaný materiál obvykle sleduje daňový režim hlavní práce, nikoli samostatný prodej zboží. Pokud zákazník materiál platí přímo prodejně, do evidence řemeslníka vůbec nepatří, a na faktuře to má být zřejmé.

Zálohy od zákazníků jsou u řemesel běžné, zejména na materiál. Pro živnostníka s daňovou evidencí jsou příjmem v okamžiku přijetí. Plátce DPH z přijaté zálohy zpravidla odvádí daň a vystavuje daňový doklad. Na konci zakázky pak záloha musí být správně zúčtovaná v konečné faktuře.

DPH ve stavebnictví

Řemeslníci, kteří jsou plátci DPH, narážejí na dvě zvláštnosti.

• Přenesení daňové povinnosti: u stavebních a montážních prací pro jiného plátce se daň obvykle neúčtuje na faktuře, ale přiznává ji odběratel. Rozhoduje, zda práce spadají do příslušné kategorie stavebních prací a zda je odběratel plátcem.
• Snížená sazba u bydlení: práce na stavbách určených k bydlení mohou za stanovených podmínek podléhat snížené sazbě. Podmínky se týkají typu stavby i rozsahu prací a je potřeba je ověřit u každé zakázky.

Chyba v sazbě nebo v režimu se obvykle zjistí až u odběratele nebo při kontrole a oprava je pak pracná pro obě strany. U nových typů zakázek se proto vyplatí zeptat se dopředu.

Auto, nářadí a hotovost

Dodávka je pro řemeslníka pracovní nástroj, ale často slouží i k soukromým cestám. Výdaje na vozidlo je správné krátit podle podnikatelského využití a mít evidenci jízd, nebo zvolit paušální výdaj na dopravu, pokud splňujete podmínky. Možnosti srovnává článek o autu v podnikání a daních.

Nářadí a stroje s cenou pod zákonným limitem jdou do výdajů jednorázově, dražší stroje se odpisují. Drobné nákupy v hotovosti, třeba šroubky v železářství cestou na zakázku, jsou daňovým výdajem jen s řádným dokladem. Co musí účtenka obsahovat a proč je dobré platit spíš kartou, vysvětluje text o hotovostních účtenkách a daňových výdajích.

Co by měl řemeslník s účetní dohodnout

1. Jakým způsobem a jak často bude předávat doklady, nejlépe průběžně fotkou z telefonu.
2. Jak označovat doklady k jednotlivým zakázkám.
3. Kdo hlídá režim DPH u nových zakázek a u subdodavatelů.
4. Jak se budou zpracovávat zálohy a jejich zúčtování.
5. Jak vést evidenci jízd a kdo ji kontroluje.
6. Kdy se jednou za rok sejdou nad porovnáním paušálu a skutečných výdajů.

Subdodavatelé si zaslouží zvláštní pozornost. Když si řemeslník najme jiného živnostníka na část práce, měl by mít smlouvu nebo objednávku a fakturu s jasným popisem. Opakovaná spolupráce s jedním člověkem, který pracuje podle pokynů, na vašem nářadí a ve vaší pracovní době, může připomínat zastřené zaměstnání, a to je riziko pro obě strany.

Řemeslníkům, kteří jsou celý den na stavbě a nechtějí jezdit do kanceláře, vyhovuje online účetní spolupráce, kdy doklady posílají přímo ze zakázky. Rychlou odpověď na otázku, zda konkrétní práce spadá pod přenesení daňové povinnosti, může dát i účetní poradna Ucetio.cz.

Doporučení: zaveďte si jednu krabici nebo složku v autě na účtenky a každý pátek je vyfoťte a odešlete. Je to několik minut týdně a ušetří to hodiny hledání před přiznáním. Podmínky pro paušální výdaje, sníženou sazbu i přenesení daňové povinnosti si ověřte u Finanční správy nebo u účetní, protože se mohou měnit.

Online účetní pro celou ČR