Hotovostní účtenky a daňové výdaje
Účtenka z obchodu, benzinky nebo parkovacího automatu je pro podnikatele drobný, ale plnohodnotný doklad. Právě u hotovostních nákupů se však nejčastěji stává, že výdaj nelze uznat: papírek vybledne, ztratí se nebo z něj není poznat, co se vlastně koupilo. Podívejme se, kdy účtenka obstojí jako podklad pro daňový výdaj a jak s ní zacházet.
Co musí účtenka prokázat
Daňový výdaj musíte umět doložit. Z účtenky by proto mělo být zřejmé, kdo zboží nebo službu prodal, co přesně bylo předmětem nákupu, kdy k nákupu došlo a kolik jste zaplatili. Pokud něco z toho chybí, je doklad slabý a při kontrole ho bude potřeba doplnit jiným důkazem.
Nejčastější problém představuje obecný popis. Účtenka s jedinou položkou „zboží“ nebo „různé“ neříká, zda jste koupili kancelářský papír, nebo nákup pro domácnost. U takových dokladů si rovnou na zadní stranu nebo do poznámky v evidenci připište, o jaké věci šlo a k čemu sloužily. Řemeslník si poznamená zakázku, pro kterou materiál kupoval, provozovatelka penzionu zase to, že šlo o čisticí prostředky pro pokoje.
Smíšené nákupy na jedné účtence
V praxi se často stane, že podnikatel v jednom obchodě nakoupí věci pro firmu i pro sebe a dostane jedinou účtenku. Do daňových výdajů pak smí zahrnout pouze podnikatelské položky. Soukromou část na účtence škrtněte nebo vyznačte a do evidence zapište jen částku, která s podnikáním souvisí.
Ještě lepší je nákupy rovnou oddělovat a platit je zvlášť. Kadeřnice, která kupuje barvy a šampony do salonu, si ušetří práci, když je zaplatí samostatně a ne společně s potravinami. Pro účetní je jednoznačný doklad mnohem rychlejší ke zpracování než účtenka s ručními úpravami.
Zvláštní kategorií jsou účtenky za pohonné hmoty. Pokud uplatňujete skutečnou spotřebu, musí účtenky odpovídat jízdám zapsaným v knize jízd a nemělo by se mezi nimi objevit tankování o dovolené nebo do jiného vozu. Nesoulad mezi natankovaným množstvím a ujetými kilometry patří k věcem, kterých si kontrolor všimne velmi rychle. Někteří podnikatelé proto volí jiný způsob uplatnění výdajů za palivo, o kterém je dobré se poradit s účetní.
Vybledlý termopapír a ztracené doklady
Účtenky z pokladen se tisknou na termopapír, který časem bledne, zvlášť když leží v autě nebo v peněžence. Doklady přitom musíte uchovávat po celou dobu, kdy může finanční úřad daň doměřit. Nejspolehlivější obranou je účtenku hned po nákupu vyfotit nebo naskenovat a uložit k ostatním dokladům. Jak si tento proces nastavit, popisuje článek o tom, jak funguje digitalizace účtenek a faktur.
Když se účtenka ztratí úplně, zkuste nejprve požádat prodejce o duplikát nebo o fakturu dodatečně. Některé obchody to umí na základě data nákupu a platby kartou. Interní záznam o výdaji bez dokladu od dodavatele je až nouzové řešení. Důkazní břemeno nese podnikatel a správce daně nemusí takový výdaj uznat. Výpis z karty sice prokáže zaplacení, ale už ne to, co jste koupili.
Hotovost a DPH
U plátců DPH hraje roli i forma dokladu. Běžná účtenka z pokladny bývá zjednodušeným daňovým dokladem, který nemusí obsahovat údaje o odběrateli. Z takového dokladu lze odpočet uplatnit jen do zákonné hranice hodnoty plnění. U dražších nákupů si proto u pokladny řekněte o plnohodnotný daňový doklad s vaším DIČ, jinak o odpočet můžete přijít.
Zkontrolujte také, zda je na účtence uvedeno DIČ prodejce a rozpis daně. Bez nich je nárok na odpočet sporný. Neplátci tyto náležitosti tolik neřeší, ale i pro ně platí, že čitelný a konkrétní doklad je základ uznatelného výdaje.
Samostatnou otázkou je, kolik hotovosti můžete při jedné platbě vůbec přijmout nebo vydat. Zákon stanoví limit pro platby v hotovosti a při jeho překročení hrozí sankce. Souvislosti s vedením pokladní knihy shrnuje text o tom, jak má vypadat pokladna a hotovostní platby v podnikání.
Kontrolní body pro každou účtenku
- Je čitelná a je na ní název nebo identifikace prodejce?
- Dá se z ní poznat, co jste koupili, případně jste si doplnili poznámku?
- Obsahuje jen podnikatelské položky, nebo jste soukromou část vyznačili?
- Máte ji vyfocenou nebo naskenovanou pro případ, že papír vybledne?
- U plátců DPH: odpovídá typ dokladu hodnotě nákupu a nároku na odpočet?
- Je zapsaná v evidenci nebo předaná účetní ještě v tom měsíci, kdy vznikla?
Užitečným zvykem je mít v autě nebo na pracovišti jednu obálku, kam se účtenky ukládají hned po nákupu, a jednou týdně je vyfotit. Kdo hotovostí platí často, například za drobný materiál, parkovné nebo pohonné hmoty, si tím ušetří zdlouhavé dohledávání na konci roku.
Hotovostní výdaje omezte tam, kde to jde, a dražší nákupy plaťte převodem nebo kartou, kde po nich zůstane jasná stopa. U zbytku dbejte na čitelnost a konkrétní popis. Kdo chce doklady konzultovat s někým v regionu, může se obrátit na účetnictví Sokolov, obecné dotazy k uznatelnosti výdajů pak vysvětlí účetní poradna Ucetio.cz. Aktuální limity a náležitosti dokladů si vždy ověřte u Finanční správy nebo u své účetní.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků