← zpět na články

Vydané a přijaté faktury: základ pořádku v podnikání

Faktura je pro podnikatele víc než žádost o zaplacení. Vydaná faktura dokládá příjem, přijatá faktura výdaj a obě dohromady tvoří kostru daňové evidence i podkladů pro DPH. Kdo má ve fakturách pořádek, připraví daňové přiznání rychleji a při dotazu z finančního úřadu nemusí nic složitě dohledávat.

Dva směry, dvě různé daňové otázky

U vydané faktury se ptáte hlavně na to, kdy a v jaké výši vznikl zdanitelný příjem. U přijaté faktury řešíte, zda výdaj souvisí s podnikáním a zda ho smíte uplatnit. Obě skupiny dokladů se proto vyplatí vést odděleně, ideálně ve dvou knihách nebo složkách s vlastním číslováním. Smíchání vydaných a přijatých faktur v jedné hromádce bývá nejčastější příčinou, proč účetní na konci roku tráví hodiny tříděním.

OSVČ v daňové evidenci zachycují příjem i výdaj zpravidla až ve chvíli, kdy jsou skutečně zaplaceny. Faktura vystavená v prosinci a uhrazená v lednu se tak do příjmů dostane až v dalším roce. U firem s účetnictvím naopak rozhoduje období, do kterého výnos nebo náklad věcně patří. Rozdíl ovlivňuje, kdy se daň z příjmů skutečně platí, a stojí za to ho s účetní probrat ještě před koncem roku.

Vydané faktury: číselná řada a náležitosti

Vydané faktury mají tvořit nepřerušenou a logickou číselnou řadu. Chybějící číslo vyvolává otázku, zda nějaký příjem nezmizel z evidence. Fakturu vystavenou omylem proto nemažte, ale stornujte ji opravným dokladem nebo ji označte jako zrušenou a ponechte v evidenci.

Na faktuře nesmí chybět identifikace dodavatele i odběratele, popis plnění, datum vystavení, cena a platební údaje. Plátce DPH navíc uvádí datum uskutečnění zdanitelného plnění, sazbu, základ a výši daně. Podrobný rozpis toho, co musí obsahovat daňový doklad, se hodí mít po ruce při nastavování fakturačního programu. Neplátci se vyplatí na faktuře výslovně uvést, že plátcem DPH není, aby odběratel nečekal možnost odpočtu.

Popis plnění pište konkrétně. Formulace „služby dle dohody“ nic nevysvětlí, zatímco „úprava webu – nová kontaktní stránka a formulář pro objednávky“ řekne kontrolorovi i vám po letech přesně, za co peníze přišly.

Přijaté faktury: kdy jde o daňový výdaj

Přijatá faktura sama o sobě neznamená, že si výdaj můžete odečíst. Rozhoduje souvislost s podnikáním a schopnost ji obhájit. Řemeslník, který nakoupí materiál na konkrétní zakázku, má souvislost jasnou. IT freelancer, který si na firmu pořídí herní konzoli, ji bude vysvětlovat jen velmi těžko.

Zkontrolujte, že je faktura vystavená na vás, s vaším IČO a správnou adresou. U plátců DPH na tom závisí i nárok na odpočet daně. Pokud dodavatel uvede chybné údaje, požádejte o opravu dřív, než fakturu zaevidujete.

Zvláštní pozornost si zaslouží výdaje sloužící zčásti soukromě, typicky telefon, auto nebo energie v bytě, kde zároveň pracujete. Uplatnit lze jen podnikatelskou část a k ní byste měli mít rozumné vysvětlení, jakým způsobem jste ji určili.

Samostatnou kapitolou jsou faktury od zahraničních dodavatelů, například za reklamu na sociálních sítích, hosting nebo licence. Bývají v cizí měně, často bez českých údajů a někdy jen ke stažení v klientském účtu. I takový doklad patří do evidence, jen u něj musíte vyřešit přepočet na koruny a u plátců DPH také to, zda daň nepřiznáváte sami místo dodavatele. Kdo tyto faktury stahuje průběžně, nemusí je pak na konci roku zpětně hledat.

Měsíční rutina, která šetří čas

Pořádek ve fakturách nevzniká jednou za rok, ale drobnou pravidelnou prací. Osvědčený postup vypadá takto:

1. Vydanou fakturu uložte hned po odeslání do složky daného měsíce, a to přesně v té podobě, v jaké ji dostal klient.
2. Přijaté faktury z e-mailu přeposílejte do jedné schránky nebo složky, aby se neztrácely mezi běžnou poštou.
3. Jednou měsíčně spárujte faktury s pohyby na podnikatelském účtu a označte, co je uhrazeno.
4. U nezaplacených vydaných faktur si veďte přehled o pohledávkách a po splatnosti posílejte upomínky.
5. Platbu bez faktury, třeba předplatné nebo poplatek, dohledejte a doklad si stáhněte z klientského účtu dodavatele.
6. Na konci měsíce předejte účetní ucelenou sadu dokladů, ne jednotlivé papíry průběžně a bez systému.

E-shop s desítkami objednávek denně tuto práci zautomatizuje napojením obchodu na fakturační systém. Kadeřnice nebo masér s několika přijatými fakturami měsíčně vystačí s jednoduchou tabulkou a složkou v počítači. Nezáleží tolik na nástroji jako na tom, aby postup zůstal každý měsíc stejný.

Co dělat, když něco nesedí

Nesrovnalosti se stávají: klient zaplatí jinou částku, dodavatel pošle stejnou fakturu dvakrát, platba přijde bez variabilního symbolu. Neopravujte je přepsáním původního dokladu. Rozdíl vysvětlete poznámkou, dobropisem nebo opravným dokladem a vše nechte dohledatelné. Pokud si nevíte rady, jak konkrétní situaci zachytit, s výkladem pomůže účetní poradna Ucetio.cz.

Vyhraďte si v kalendáři jednu pevnou chvíli v měsíci, kdy faktury projdete, spárujete s bankou a předáte účetní. Požadavky na náležitosti dokladů i pravidla pro vznik příjmů se mohou měnit, takže při změně fakturačního programu nebo při přechodu k plátcovství DPH si aktuální stav ověřte u Finanční správy nebo u své účetní.

Zjistit možnosti účetní spolupráce online