Daňové doklady u DPH: co nesmí chybět
Daňový doklad je pro plátce DPH víc než účetní formalita. Na jeho správnosti závisí, zda odběratel uplatní odpočet, a pro vystavitele je podkladem pro přiznání i kontrolní hlášení. Chybějící údaj nebo špatné datum přitom může znamenat opravný doklad, nepříjemný dotaz od zákazníka nebo potíže při kontrole.
Kdy vzniká povinnost doklad vystavit
Plátce vystavuje daňový doklad zejména při plnění pro jinou osobu povinnou k dani, tedy pro jiného podnikatele nebo firmu, a také při přijetí úplaty před uskutečněním plnění. Lhůta pro vystavení se počítá ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo od přijetí platby a stanoví ji zákon. U prodeje koncovým spotřebitelům záleží na konkrétní situaci a na tom, zda zákazník doklad požaduje. Pokud si nejste jistí, doklad raději vystavte – chybějící doklad je problém, nadbytečný obvykle ne. Grafička, která přijme zálohu na nové logo a fakturu vystaví až po předání práce, tak může zjistit, že lhůta pro doklad k záloze mezitím uplynula.
Povinné údaje na běžném daňovém dokladu
Při kontrole vlastních faktur pomůže projít je podle seznamu. Běžný daňový doklad obsahuje:
- označení plátce, který plnění uskutečňuje, a jeho DIČ,
- označení odběratele a jeho DIČ,
- evidenční číslo dokladu, jednoznačné v rámci číselné řady,
- rozsah a předmět plnění,
- datum vystavení,
- datum uskutečnění plnění nebo přijetí úplaty, pokud se liší od data vystavení,
- jednotkovou cenu bez daně a případnou slevu,
- základ daně, sazbu daně a výši daně v české měně.
Nejčastější chyby jsou překvapivě obyčejné: chybějící DIČ odběratele, obecný popis typu „služby“ bez upřesnění, nebo datum uskutečnění plnění, které neodpovídá skutečnosti. Například truhlář, který dokončí kuchyň na konci měsíce a fakturu vystaví až v následujícím, musí jako datum plnění uvést den dokončení, ne den vystavení.
Zvláštní typy dokladů
Zjednodušený daňový doklad
U plnění do zákonem stanovené částky lze vystavit zjednodušený doklad, na kterém nemusí být údaje o odběrateli. Typicky jde o účtenky z obchodu, čerpací stanice nebo restaurace. I z takového dokladu lze uplatnit odpočet, pokud obsahuje předepsané náležitosti, zejména DIČ dodavatele a sazbu daně. Doklady s nižší hodnotou se v kontrolním hlášení vykazují souhrnně, i tak je ale musíte mít uložené pro případnou kontrolu.
Doklad při přenesení daňové povinnosti
Pokud daň přiznává odběratel, například u stavebních prací mezi plátci nebo u služeb poskytnutých podnikatelům v jiném členském státě, doklad neobsahuje vyčíslenou daň, ale musí na něm být uvedeno, že daň odvede zákazník. Bez tohoto sdělení je doklad neúplný a odběratel nemusí poznat, že má daň přiznat on.
Doklad k přijaté záloze a opravný doklad
Přijetím zálohy vzniká povinnost přiznat daň a vystavit doklad, při konečném vyúčtování se pak záloha odečte. Pokud se po vystavení dokladu změní cena nebo rozsah plnění, vystavuje se opravný daňový doklad. Obě situace mají vlastní pravidla, která rozebírají články o zálohových fakturách a DPH a o tom, jak vystavit opravný daňový doklad bez zbytečných chyb.
Elektronická faktura a její doručení
Daňový doklad může mít listinnou i elektronickou podobu. U elektronické faktury se počítá se souhlasem odběratele, který bývá vyjádřen ve smlouvě, v objednávce nebo prostě tím, že faktury e-mailem dlouhodobě přijímá a platí. Pro vystavitele je podstatné, aby po celou dobu archivace dokázal doložit věrohodnost původu a neporušenost obsahu dokladu, tedy že ho opravdu vystavil on a že ho nikdo dodatečně neupravil.
V praxi se osvědčuje posílat fakturu ve formátu PDF přímo z fakturačního programu, ne jako upravitelný dokument, a uchovávat si odeslanou zprávu i samotný soubor. Pokud odběratel požaduje doklad ve strukturovaném datovém formátu, ověřte, zda ho váš program umí vytvořit. Při opravě chyby nepřepisujte už odeslaný soubor – vystavte opravný doklad, aby obě verze zůstaly dohledatelné.
Přijaté doklady: kontrola před uplatněním odpočtu
Stejnou pozornost jako vlastním fakturám věnujte i těm, které dostáváte. Odpočet uplatňujete vy, a pokud je doklad vadný, nesete riziko vy. Před zaúčtováním projděte tyto body:
- Ověřte, že dodavatel je plátcem DPH a že jeho DIČ na dokladu odpovídá registru.
- Zkontrolujte, že je na dokladu uveden správně váš název a vaše DIČ.
- Porovnejte datum plnění s obdobím, ve kterém chcete odpočet uplatnit.
- Přepočítejte základ a daň, hlavně u dokladů s více sazbami.
- Před úhradou ověřte, že účet dodavatele je zveřejněný v registru plátců.
U e-shopu, který nakupuje zboží od desítek dodavatelů, se vyplatí tuto kontrolu automatizovat ve fakturačním nebo účetním programu. U živnostníka s několika fakturami měsíčně stačí pár minut ručního ověření.
Kdo podniká v okolí Mariánských Lázní a chce mít doklady zkontrolované dřív, než odejdou ke klientům, může využít účetnictví Mariánské Lázně. Na jednotlivé dotazy, třeba zda konkrétní účtenka stačí k odpočtu, odpoví účetní poradna Ucetio.cz. Vyplatí se také jednou za čas projít šablonu faktury ve fakturačním programu podle seznamu výše – jediná chyba v šabloně se jinak opakuje na každém vystaveném dokladu.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků