Opravný daňový doklad bez zbytečných chyb
Zákazník vrátí část zboží, odběratel vyjedná dodatečnou slevu nebo se ukáže, že faktura obsahovala špatné množství. Plátce DPH v takové chvíli nesmí původní doklad jen tak smazat nebo přepsat. Změnu základu daně dokládá opravným daňovým dokladem, který musí mít předepsané náležitosti a dostat se do správného daňového období.
Kdy je opravný doklad na místě a kdy ne
Opravný daňový doklad slouží k opravě základu daně a výše daně u plnění, které už bylo zdaněno. Typické důvody jsou:
- sleva poskytnutá dodatečně, například za objem odběru nebo jako kompenzace za zpoždění;
- vrácení zboží nebo jeho části, včetně uznané reklamace se snížením ceny;
- zrušení nebo neuskutečnění plnění, na které už byl vystaven daňový doklad;
- chyba v ceně, množství nebo použité sazbě daně.
Jiná situace nastává, když je na dokladu špatně jen adresa, název firmy nebo číslo objednávky a daň zůstává stejná. Tehdy nejde o změnu základu daně, ale o opravu údajů, která se dělá samostatným dokladem s vysvětlením, co a proč se mění. Pozor také na stornování: doklad, který už odešel odběrateli a ten ho mohl zaúčtovat, by se neměl potichu zrušit v programu. Oprava musí zanechat stopu, kterou dohledá kontrola na obou stranách.
Náležitosti, bez kterých doklad neobstojí
Opravný doklad je samostatný daňový doklad s vlastním evidenčním číslem. Kromě běžných údajů, které popisuje článek co nesmí chybět na daňovém dokladu, by měl obsahovat zejména:
- jasné označení, že jde o opravný daňový doklad;
- evidenční číslo původního dokladu, ke kterému se oprava vztahuje;
- důvod opravy, stručně a srozumitelně, například vrácení zboží nebo dodatečná sleva;
- rozdíl mezi opraveným a původním základem daně a rozdíl na dani, rozepsaný podle sazeb;
- identifikaci obou stran včetně DIČ a datum vystavení.
Prakticky se osvědčuje vést opravné doklady v samostatné číselné řadě. Při kontrole je pak hned vidět, kolik oprav za období vzniklo a ke kterým fakturám patří.
Lhůta a správné období
Opravný doklad je potřeba vystavit v krátké zákonné lhůtě od zjištění skutečností, které vedou k opravě. Do kterého období se oprava promítne, se řídí pravidly pro opravu základu daně, která se v minulosti několikrát měnila. U opravy, která daň snižuje, sledují úřady i to, zda o ní příjemce ví a zda svůj odpočet také upravil. Proto si aktuální pravidla pro okamžik opravy ověřte u účetní nebo na webu Finanční správy.
Odběratel, který je plátcem, má opačnou povinnost: když dostane opravný doklad snižující daň, musí o odpovídající část snížit svůj nárok na odpočet. Na to se v praxi zapomíná nejčastěji, zvlášť pokud opravný doklad přijde e-mailem a nikdo ho nepředá účetní. Opravy se propisují i do kontrolního hlášení, kde se párují s údaji druhé strany; co tam hlídat, rozebírá článek kontrolní hlášení DPH v praxi.
Modelová situace: vratka v e-shopu a sleva u truhláře
E-shop s oblečením prodá zákaznici šaty a ta je v zákonné lhůtě vrátí. Prodejce původně odvedl daň z celé ceny, takže po vrácení peněz vystaví opravný doklad na záporný rozdíl a o něj sníží daň na výstupu. Že je zákaznice spotřebitelka a odpočet neřeší, na tom nic nemění – doklad slouží hlavně prodejci jako podklad pro snížení daně a měl by mít vazbu na vrácenou platbu.
Truhlář dodá firmě, která je plátcem, sadu kancelářských stolů a po reklamaci jí přizná slevu z ceny. Opravný doklad zde čtou obě strany: truhlář snižuje daň na výstupu, odběratel musí o stejný rozdíl ponížit odpočet. Pokud jeden z nich opravu zaúčtuje v jiném měsíci než druhý, kontrolní hlášení ukáže nesoulad a úřad se může ozvat s výzvou.
Nejčastější chyby z praxe
- Na opravném dokladu chybí číslo původní faktury, takže nelze spárovat, co se opravuje.
- Oprava je vystavená celou novou částkou místo rozdílu, a daň se tak v evidenci započítá dvakrát.
- Znaménka nesedí: snížení základu je zapsané kladně a program ho přičte místo odečtení.
- Při opravě se použije jiná sazba daně než na původním dokladu, přestože se plnění nezměnilo.
- Opravný doklad dostane jen obchodní oddělení, účetní o něm neví a odpočet zůstane v původní výši.
Neplátce, dobropis a opravy v cizí měně
Podnikatel, který není plátcem DPH, opravný daňový doklad ve smyslu zákona o DPH nevystavuje. Pro vrácení peněz nebo slevu mu stačí dobropis nebo jiný doklad, který v evidenci příjmů vysvětlí, proč příjem klesl. Pokud ale nakupuje od plátce, měl by opravný doklad od dodavatele archivovat stejně pečlivě jako fakturu. U dokladů v cizí měně je navíc potřeba hlídat kurz: oprava se obvykle přepočítává stejným kurzem jako původní plnění, jinak vzniknou rozdíly, které nemají s DPH nic společného.
Kdo vystavuje opravy často, třeba e-shop s vyšším podílem vratek, by měl mít nastavený jednotný postup: kdo opravu schvaluje, kdo ji vystaví a kdy ji dostane účetní. Pokud účetní pracuje na dálku, osvědčuje se online účetní spolupráce se sdílenou složkou, kam opravné doklady chodí ve stejný den, kdy vzniknou. U sporných případů, například když si nejste jistí, zda jde o opravu základu daně, nebo jen o opravu údajů, je dobré zeptat se předem; na podobné otázky odpovídá účetní poradna Ucetio.cz.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků