← zpět na články

Zálohové faktury a DPH v praxi

Zálohová faktura je běžný nástroj, jak si pojistit platbu před zahájením práce. Z daňového pohledu má ale jednu vlastnost, kterou řada podnikatelů přehlíží. Zálohová faktura sama o sobě není daňovým dokladem a nevstupuje do evidence jako tržba ani jako náklad.

Rozhodujícím okamžikem je přijetí platby. U plátce DPH vzniká přijetím zálohy povinnost přiznat daň, pokud je plnění dostatečně určené. K přijaté platbě se proto vystavuje daňový doklad k přijaté platbě, který obsahuje daň připadající na zálohu. Ten už do evidence i do přiznání patří.

Na konci se vystavuje konečná faktura, ve které se zálohy odečtou. Zásadní je, aby byl odečet jasně navázaný na konkrétní doklady k přijatým platbám a aby v konečné faktuře seděla daň. Nedbale vypořádaná záloha je jedním z častých důvodů nesouladu v kontrolním hlášení DPH.

Neplátce DPH má situaci jednodušší, protože daň neřeší. I tak ale platí, že zálohová faktura není dokladem o příjmu. Do evidence patří až skutečně přijatá platba, jak popisuje Evidence příjmů a výdajů OSVČ. Vystavená a nezaplacená zálohová faktura je jen požadavek na platbu.

Na straně odběratele platí zrcadlová logika. Uhrazená záloha bez daňového dokladu k přijaté platbě nezakládá nárok na odpočet. Kdo si založí do složky jen zálohovou fakturu a čeká, že to stačí, obvykle se to dozví až při kontrole. Postup shrnuje Daňové doklady u DPH: co nesmí chybět.

Časté potíže vznikají u dlouhých zakázek s více zálohami. Pokud se zálohy vystavují postupně a některé se nevyčerpají, je potřeba je vypořádat. Nevyužitá záloha se buď vrací, nebo přeúčtovává na jinou zakázku, ale vždy dokladem. Neformální domluva mezi dodavatelem a klientem tady nestačí.

U stornovaných zakázek se vrácená záloha řeší opravným dokladem, který popisuje Opravný daňový doklad bez zbytečných chyb. Vrácení peněz bez dokladu nechá v evidenci přiznanou daň, kterou by podnikatel jinak mohl opravit.

Systém záloh se vyplatí nastavit jednou a používat ho stejně u všech klientů. Číselné řady pro zálohové faktury, doklady k přijaté platbě a konečné faktury by měly být oddělené, jak doporučuje i Vydané a přijaté faktury. Nastavení lze probrat přes účetní poradnu Ucetio.cz.