Kontrola sazeb DPH před podáním
Špatně zvolená sazba DPH patří k chybám, které se dlouho nikdo nevšimne. Faktura odejde, zákazník zaplatí a problém vyplave až při kontrole, kdy je potřeba daň doplatit, a to často i za několik období zpětně. Krátká kontrola sazeb před podáním přiznání je proto rozumnou investicí času, zvlášť u podnikatelů, kteří prodávají různorodé zboží nebo kombinují služby.
Proč se sazby pletou
Počet sazeb i jejich rozdělení mezi zboží a služby se v posledních letech měnily. Řada položek se přesunula z jedné sazby do druhé a podnikatelé, kteří mají v pokladně nebo ve fakturačním programu nastavení z dřívější doby, mohou dál účtovat podle stavu, který už neplatí. Chyba se pak opakuje na každém dokladu.
Druhým zdrojem nejasností jsou kombinovaná plnění. Pokud zákazníkovi dodáváte balíček, ve kterém jsou položky s různými sazbami, je nutné rozhodnout, zda jde o jedno hlavní plnění s vedlejšími složkami, nebo o několik samostatných plnění. Na tom závisí, jakou sazbu použijete.
Co o správné sazbě rozhoduje
U zboží je podstatné jeho zařazení podle celního sazebníku, u služeb jejich povaha a zařazení podle klasifikace produkce. Obecný popis nestačí: „nápoj“ může spadat do různých sazeb podle toho, o jaký nápoj jde a v jakém kontextu se prodává.
Rozhoduje také okamžik. Uplatní se sazba platná ke dni uskutečnění zdanitelného plnění. U přijaté zálohy se daň počítá podle sazby platné ke dni přijetí platby, a pokud se sazba mezi zálohou a konečným vyúčtováním změní, je potřeba obě části dokladovat pečlivě. Souvislosti rozebírá článek o tom, jak správně vystavovat zálohové faktury a doklady k přijaté platbě.
Kde se chyby objevují nejčastěji
- Gastronomie: u restauračních služeb se může lišit sazba pro pokrmy a pro některé nápoje, zvlášť alkoholické.
- Ubytování s dalšími službami: snídaně, wellness, parkování nebo výlety mohou mít jiný režim než samotné ubytování.
- Stavební a montážní práce: záleží na tom, o jakou stavbu jde a zda splňuje podmínky pro bydlení, u kterého zákon připouští sníženou sazbu.
- E-shopy se smíšeným sortimentem: dárkové koše, sady nebo balíčky kombinující potraviny, kosmetiku a doplňky.
- Doprava a balné: u dodání zboží se zpravidla řídí sazbou hlavního zboží, u kombinovaných zásilek je to složitější.
- Knihy, tiskoviny a jejich elektronické verze: pravidla se u nich v minulosti několikrát upravovala.
Provozovatel penzionu, který účtuje pobyt se snídaní a vstupem do sauny jednou položkou, by si měl ověřit, zda takový přístup odpovídá pravidlům. Kavárna prodávající kávu, dorty a víno zase musí mít pokladní systém nastavený tak, aby rozlišil sazby jednotlivých položek automaticky.
Přijaté doklady: kontrola z druhé strany
Sazby nekontrolujte jen u svých faktur. Pokud dodavatel na přijatém dokladu použije vyšší sazbu, než odpovídá plnění, nárok na odpočet máte jen ve výši správně vypočtené daně. Uplatnění celé částky z chybného dokladu může vést k doměření a k úroku z prodlení.
Řešením je požádat dodavatele o opravu. Ten vystaví opravný doklad a teprve na jeho základě lze odpočet upravit. Jak takový doklad vypadá a na co si u něj dát pozor, vysvětluje článek opravný daňový doklad bez zbytečných chyb. Pozor na doklady v režimu přenesení daňové povinnosti, kde dodavatel daň neuvádí a sazbu volí odběratel sám.
Postup před odesláním přiznání
- Vyexportujte si z fakturačního nebo pokladního systému přehled tržeb rozdělený podle sazeb.
- Projděte položky, které se objevují poprvé nebo zřídka, a ověřte jejich zařazení.
- Zkontrolujte nastavení sazeb v pokladně, e-shopu a fakturačním programu, zejména po aktualizacích a změnách zákona.
- U přijatých dokladů porovnejte sazbu s povahou nakoupeného zboží nebo služby.
- Ověřte, že plnění osvobozená od daně a plnění v režimu přenesení daňové povinnosti jsou v přiznání na správných řádcích.
- Porovnejte součty v přiznání se souhrny v kontrolním hlášení, rozdíly mohou odhalit chybu v sazbě.
Proč je kontrola tak důležitá zvlášť u prodeje koncovým zákazníkům? Pokud účtujete nižší sazbu, než máte, a zákazník zaplatí cenu včetně daně, rozdíl už po něm těžko vymůžete. Daň se pak dopočítá z přijaté ceny a doplatek jde z vaší marže. U firemních odběratelů je náprava jednodušší, protože jim můžete vystavit opravný doklad a daň si zpravidla odečtou. Chyba opačným směrem, tedy použití zbytečně vysoké sazby, zase prodražuje služby a oslabuje vaši konkurenceschopnost, aniž by si toho kdokoli všiml.
Pokud při kontrole zjistíte, že jste sazbu používali chybně delší dobu, nečekejte na úřad. Chybu opravte dodatečnými přiznáními a s odběrateli řešte opravné doklady. Dobrovolná náprava bývá výrazně méně bolestivá než doměření při kontrole.
Kontrolu sazeb zařaďte do pravidelného postupu před každým podáním a po každé legislativní změně projděte nastavení všech systémů. Zařazení konkrétních položek si ověřujte na webu Finanční správy, u sporných případů s daňovým poradcem nebo s účetní. Pro obecné otázky ke sazbám a opravám je k dispozici účetní poradna Ucetio.cz.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků