← zpět na články

Mzdové účetnictví a daňové povinnosti zaměstnavatele

Přijetím prvního zaměstnance se podnikatel stává také plátcem daně za někoho jiného. Z hrubé mzdy musí správně vypočítat zálohu na daň a pojistné, odvést je ve lhůtách a pravidelně o nich podávat hlášení. Mzdová agenda je proto jednou z nejcitlivějších oblastí podnikání a chyby v ní se nepromítají jen do daní firmy, ale i do příjmů a nároků zaměstnanců.

Než nastoupí první zaměstnanec

Ještě před prvním výplatním dnem je potřeba splnit několik registračních kroků. Zaměstnavatel se registruje u finančního úřadu jako plátce daně z příjmů ze závislé činnosti. U správy sociálního zabezpečení se přihlašuje jako zaměstnavatel a zaměstnance, jehož příjem zakládá účast na pojištění, přihlásí k sociálnímu i zdravotnímu pojištění. Na lhůty pro přihlášky pozor, bývají krátké a počítají se od nástupu.

Dále je potřeba zajistit zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, založit mzdový list a evidenci pracovní doby. Zaměstnanec by měl hned na začátku dostat k podpisu prohlášení poplatníka daně, na jehož základě mu zaměstnavatel uplatňuje měsíční slevy na dani.

Měsíční koloběh mzdové agendy

1. Shromážděte podklady: odpracované hodiny, přesčasy, dovolenou, nemoc, odměny a srážky.
2. Vypočítejte hrubou mzdu a z ní pojistné placené zaměstnancem i zaměstnavatelem.
3. Určete zálohu na daň, nebo u některých menších příjmů srážkovou daň, a uplatněte slevy podle podepsaného prohlášení.
4. Vyplaťte čistou mzdu v termínu dohodnutém ve smlouvě.
5. Odveďte zálohy na daň finančnímu úřadu a pojistné správě sociálního zabezpečení i zdravotním pojišťovnám.
6. Podejte měsíční hlášení a přehledy, které jednotlivé instituce vyžadují.

Hlášení pro správu sociálního zabezpečení a pojišťovny prochází v posledních letech sjednocováním a digitalizací. Formuláře a postupy se proto mění rychleji než dříve a vyplatí se je ověřovat přímo u ČSSZ nebo u mzdové účetní, místo aby se podnikatel spoléhal na loňský postup.

Při kontrolách se opakují podobné chyby. Zaměstnanec podepíše prohlášení poplatníka u dvou zaměstnavatelů současně, ačkoli to zákon nedovoluje, a slevy se mu pak uplatňují dvakrát. Zaměstnavatel přiznává slevu na dítě bez doložených podkladů nebo zapomene, že nárok skončil. Brigádník nastoupí dřív, než je přihlášený k pojištění. A u souběhu několika dohod u jednoho zaměstnavatele se příjmy nesečtou, přestože to pravidla vyžadují. Každá taková chyba se objeví při kontrole a doplácí ji zaměstnavatel i s příslušenstvím.

Roční povinnosti

Po skončení roku přichází další vlna práce. Na žádost zaměstnance provádí zaměstnavatel roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění, případně vystaví potvrzení o zdanitelných příjmech pro vlastní přiznání zaměstnance. Finančnímu úřadu pak podává vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a samostatně také vyúčtování srážkové daně.

Mzdové listy a podklady pro důchodové pojištění se uchovávají výrazně déle než běžné účetní doklady, protože z nich se jednou počítá důchod. Jejich archivaci proto řešte pečlivě, i když podnikání mezitím skončí.

Mzdy a související výdaje v daních firmy

Mzdy a pojistné, které zaměstnavatel za zaměstnance odvádí, jsou u zaměstnavatele daňovým výdajem. Důležité je, aby práce byla skutečně vykonávaná a doložitelná. To platí zvlášť u zaměstnávání rodinných příslušníků, kde správce daně zkoumá, zda mzda odpovídá rozsahu a povaze práce.

Samostatnou kapitolou jsou benefity. Některé jsou daňovým výdajem zaměstnavatele a pro zaměstnance zdanitelným příjmem, jiné jsou pro zaměstnance do určité míry osvobozené, ale zaměstnavatel si je jako výdaj neuplatní. Před zavedením příspěvku na stravování, sport nebo dovolenou si proto nechte spočítat dopad na obě strany.

Zaměstnancům na pracovních cestách náleží cestovní náhrady podle zákoníku práce a jejich výplata v zákonné výši je pro zaměstnavatele daňovým výdajem. Pravidla, v nichž se náhrady zaměstnanců liší od výdajů samotného podnikatele, přibližuje článek cestovní náhrady a služební cesty.

Pozor na jedno časté nedorozumění: OSVČ nemůže sama sobě vyplácet mzdu a uplatňovat ji jako výdaj. Peníze, které si podnikatel převádí z podnikatelského účtu na osobní, jsou jen výběrem zisku, ne nákladem.

Dohody jako menší forma zaměstnání

Pro nárazovou nebo menší výpomoc volí podnikatelé často dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti. I tyto vztahy patří do mzdové agendy: platí se z nich daň, za určitých podmínek i pojistné a od nedávné doby se o nich vedou podrobnější hlášení. Kdy dohoda zakládá účast na pojištění a jak ji evidovat, rozebírá článek dohody DPP a DPČ a jejich odvody.

Restaurace, která na léto bere brigádníky, nebo ubytování s výpomocí na úklid tak řeší stejné otázky jako firma s několika stálými zaměstnanci, jen s častějšími nástupy a odchody. Každá změna znamená přihlášku nebo odhlášku v krátké lhůtě.

Mzdová agenda nesnese improvizaci, proto ji svěřte někomu, kdo sleduje průběžné změny, a sami se soustřeďte na včasné dodávání podkladů. Pokud nemáte mzdovou účetní v okolí, funguje dobře i online účetní spolupráce s předáváním podkladů elektronicky. Obecné otázky ke mzdám a daním zaměstnavatele zodpoví účetní poradna Ucetio.cz. Aktuální sazby pojistného a slevy na dani si vždy ověřte u Finanční správy a ČSSZ.

Zjistit možnosti účetní spolupráce online