Změna účetní: jak předat agendu
Důvodů ke změně účetní je řada: odchod do důchodu, pomalá komunikace, růst firmy nebo jen potřeba někoho, kdo rozumí vašemu oboru. Samotné rozhodnutí bývá snazší než předání. Daňová agenda je provázaná přes několik let, a když se při změně něco ztratí, projeví se to v přiznání, v odpisech nebo ve výzvě z finančního úřadu. Dobře připravené předání přitom zabere jen pár hodin práce navíc.
Kdy účetní měnit
Nejčistší je změna k přelomu účetního nebo zdaňovacího období. Stávající účetní dokončí celý rok včetně přiznání a nová začíná s čistým štítem. Pokud to nejde, zvolte aspoň konec měsíce nebo čtvrtletí, za který je kompletně zpracované a podané přiznání k DPH i kontrolní hlášení. Změna uprostřed rozpracovaného období vede ke sporům o to, kdo odpovídá za které chyby. U společnosti s ručením omezeným je navíc praktické, aby závěrku za uzavřený rok sestavila ta účetní, která celý rok účtovala a zná jeho souvislosti.
Zkontrolujte výpovědní lhůtu ve smlouvě a domluvte s odcházející účetní, co ještě dokončí a za jakou odměnu. Rozhodně neodcházejte tak, že doklady jednoduše přestanete posílat. Rozpracovaná podání by mohla zůstat viset a lhůty běží dál.
Co si od dosavadní účetní převzít
Nová účetní potřebuje nejen doklady, ale i historii. Bez ní neověří, zda navazující údaje sedí. Požádejte o předání:
- účetních knih nebo daňové evidence za uplynulé roky, ideálně i v datovém exportu, který zvládne načíst jiný program;
- podaných daňových přiznání, přehledů pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu a protokolů o jejich podání;
- evidence dlouhodobého majetku s odpisovými plány a údajem, jakou metodou se odpisuje;
- seznamu neuhrazených pohledávek a závazků ke dni předání;
- přiznání k DPH, kontrolních a souhrnných hlášení za poslední období;
- u zaměstnavatelů mzdových listů, evidence pracovní doby a podkladů k pojištění zaměstnanců;
- korespondence s úřady, zejména neukončených řízení, výzev a splátkových kalendářů.
Stejně důležitá jsou rozhodnutí z minulosti, která se táhnou do dalších let. Nová účetní by měla vědět, zda uplatňujete paušální, nebo skutečné výdaje, jakou metodou odpisujete majetek, zda máte neuplatněnou ztrátu z dřívějších let, jaký poměr soukromého používání krátíte u auta nebo telefonu a zda máte s úřadem dohodnuté splátky. Část se dá vyčíst z přiznání, ale krátký písemný přehled od předchůdkyně ušetří dohledávání.
K předání sepište předávací protokol se seznamem předaných podkladů a podpisem obou stran. Při pozdějších nejasnostech je to jediný důkaz, co nová účetní dostala a co ne.
Plné moci, přístupy a datová schránka
Pokud měla dosavadní účetní plnou moc k zastupování u finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení nebo zdravotní pojišťovny, plnou moc odvolejte a úřadům to oznamte. Novou plnou moc pro nástupkyni uplatněte včas, zejména pokud s ní počítáte kvůli lhůtě pro podání přiznání.
Zrušte přístup bývalé účetní do bankovnictví, sdílených složek a fakturačního programu. Zvláštní pozornost zasluhuje datová schránka: pokud tam měla účetní oprávnění pověřené osoby, odeberte ho a nastavte přístup nové účetní. Výzvy úřadů chodí do schránky a lhůty se počítají od doručení, i když zprávu nikdo nečetl. Jak schránku nastavit pro daňovou komunikaci, popisuje článek o datové schránce a daňové komunikaci.
Archiv a odpovědnost za minulost
Originály dokladů patří vám, ne účetní. Při změně si je převezměte všechny, včetně starších let, které jsou stále v zákonné době úschovy. Finanční úřad může kontrolovat zpětně, a pokud doklady zůstanou u bývalé účetní, nemusí být k dispozici, když je budete potřebovat. Jak dlouho který doklad uchovávat, shrnuje text o archivaci dokladů.
Nová účetní obvykle neodpovídá za chyby předchůdkyně. Rozumná nástupkyně ale provede vstupní kontrolu: porovná počáteční zůstatky s výpisy, zkontroluje odpisy a zjistí, zda nejsou nějaké nedoplatky. Pokud najde chybu, řeší se opravným nebo dodatečným přiznáním a je lepší, když se o ní dozvíte dřív než úřad.
Postup změny v krocích
- Vyberte novou účetní a domluvte termín, od kterého převezme agendu.
- Písemně vypovězte smlouvu stávající účetní a domluvte dokončení rozpracovaných podání.
- Vyžádejte si podklady podle seznamu a sepište předávací protokol.
- Odvolejte staré plné moci a uplatněte nové.
- Upravte přístupy do datové schránky, bankovnictví a sdílených úložišť.
- Nechte novou účetní provést vstupní kontrolu a projděte s ní zjištění.
- Převezměte originály dokladů a uložte je do svého archivu.
Pokud se obáváte, že předání nebude hladké, třeba proto, že dosavadní účetní nereaguje nebo odmítá vydat podklady, zeptejte se na další postup předem. Obecné rady k předávání agendy poskytne účetní poradna Ucetio.cz.
Doporučení: změnu účetní plánujte s předstihem několika týdnů a co nejblíže konci období. Trvejte na předávacím protokolu a datovém exportu a nezapomeňte na plné moci a datovou schránku. Ty se při změně opomíjejí nejčastěji a jejich přehlédnutí může stát zmeškanou lhůtu.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Účetnictví Sokolov · Online účetnictví · Přehled všech článků