← zpět na články

Datová schránka a daňová komunikace

Datová schránka se pro podnikatele stala hlavním kanálem komunikace s finančním úřadem. Přicházejí do ní výzvy, rozhodnutí i platební výměry a odcházejí z ní přiznání a hlášení. Kdo ji nekontroluje pravidelně, může přijít o lhůtu, aniž by o ní vůbec věděl.

Co pro podnikatele znamená mít datovou schránku

Podnikající fyzické osoby mají datovou schránku zřízenou ze zákona, stejně jako právnické osoby. S tím souvisí důležitá povinnost: kdo má datovou schránku zpřístupněnou, musí podání, pro která existuje předepsaný formulář, činit elektronicky. Týká se to přiznání k DPH, kontrolního hlášení i přiznání k dani z příjmů. Podání v papírové podobě je v takovém případě porušením povinnosti, za které hrozí pokuta.

Schránka má i praktickou výhodu: podání odeslané jejím prostřednictvím je jednoznačně spojené s odesílatelem, takže k němu nepotřebujete elektronický podpis, a o doručení dostanete potvrzení.

Schránka se přitom netýká jen finančního úřadu. Chodí do ní také písemnosti od ČSSZ, zdravotní pojišťovny, soudu, živnostenského úřadu nebo od obchodních partnerů, kteří schránku mají. Kdo ji sleduje jen v době podávání přiznání, může přehlédnout výzvu z úplně jiného úřadu. Při zahájení podnikání si proto hned ověřte, že máte přihlašovací údaje a funkční přístup.

Fikce doručení: nejčastější past

Zpráva od úřadu se považuje za doručenou ve chvíli, kdy se do schránky přihlásíte. Pokud se nepřihlásíte, nastane po uplynutí zákonné lhůty takzvaná fikce doručení – písemnost je doručená, i když jste ji nikdy neotevřeli. Od toho okamžiku běží případné lhůty k odpovědi nebo k odvolání.

Modelová situace: IT freelancer odjede na delší pracovní cestu, schránku nesleduje a finanční úřad mu pošle výzvu k doplnění podkladů. Fikce nastane během jeho nepřítomnosti a lhůta pro odpověď uplyne dřív, než se vrátí. Takové situaci zabrání notifikace e-mailem nebo v aplikaci a hlavně pověřená osoba, která má do schránky přístup.

Fikce doručení nastává i tehdy, když je podnikatel nemocný nebo na dovolené. Pokud se z vážných důvodů nemohl se zprávou seznámit, lze za určitých podmínek žádat o prohlášení neúčinnosti doručení, jde ale o výjimečný nástroj s krátkou lhůtou a nejistým výsledkem. Spolehlivější je prevence.

Přístup pro účetní a další osoby

Do datové schránky můžete přidat pověřenou osobu, například účetní, a nastavit jí konkrétní oprávnění: jen číst, nebo i odesílat zprávy. Pozor ale na rozdíl mezi přístupem do schránky a zastoupením před úřadem. Aby účetní mohla jednat vaším jménem, obvykle potřebuje plnou moc. Pokud vám vyhovuje online účetní spolupráce, sdílený přístup do schránky výrazně zrychlí komunikaci, protože účetní vidí výzvy ve stejnou chvíli jako vy.

Při nastavení oprávnění dbejte na to, aby pověřená osoba neměla víc práv, než potřebuje. Pokud spolupráce skončí, přístup jí hned zrušte, jinak bude dál vidět vaši poštu. Dobrým zvykem je také domluvit se, kdo zprávu otevírá: přihlášením se zpráva stává doručenou a začíná běžet lhůta, takže by o ní měli vědět oba.

Jak podat daňový formulář přes datovou schránku

1. Vyplňte formulář v elektronické aplikaci Finanční správy nebo v portálu MOJE daně a nechte proběhnout vestavěnou kontrolu.
2. Uložte ho ve strojově čitelném formátu, který aplikace nabídne.
3. Odešlete ho z datové schránky na schránku místně příslušného finančního úřadu, případně přímo z aplikace po přihlášení datovou schránkou.
4. Uschovejte si doručenku a odeslanou zprávu jako doklad o včasném podání.
5. Pokud přijde upozornění na chybu nebo nesprávný formát, reagujte hned a podání opravte.

Model: e-shop podává kontrolní hlášení každé období. Účetní připraví soubor, majitel ho odešle z datové schránky a doručenku přepošle zpět účetní. Kdyby krok s odesláním vypadl, nic by se nepodalo a úřad by po čase zaslal výzvu, na kterou se reaguje ve velmi krátké lhůtě.

Rozdíly mezi jednotlivými cestami elektronického podání popisuje článek online podání přes MOJE daně a datovou schránku. Jak využít daňový portál i mimo podání, třeba ke kontrole osobního daňového účtu, ukazuje text o portálu MOJE daně v každodenní praxi.

Archiv zpráv nepodceňujte

Doručené zprávy se po určité době ze schránky automaticky mažou. Pokud si je neuložíte, přijdete o důkaz, co a kdy vám úřad poslal nebo co jste odeslali vy. Důležité zprávy si proto stahujte i s doručenkami do vlastního archivu, případně využijte placené úložiště zpráv přímo v systému datových schránek. Model: kadeřník dostane platební výměr, zaplatí ho a zprávu nechá ve schránce. Když po čase řeší s úřadem přeplatek, výměr už ve schránce není a musí o kopii žádat. Uložené zprávy si proto pojmenujte podle data a obsahu, například „platební výměr DPH“, aby se v nich dalo hledat i po letech. Před ukončením podnikání si archiv stáhněte celý, protože přístup ke schránce podnikatele se poté může omezit.

Pokud nevíte, jak oprávnění pro účetní nastavit nebo co znamená konkrétní zpráva od úřadu, vysvětlí to účetní poradna Ucetio.cz. Hlavní doporučení je jednoduché: zapněte si upozornění na nové zprávy, kontrolujte schránku aspoň jednou týdně a před dovolenou určete, kdo ji bude sledovat za vás.

Zjistit možnosti účetní spolupráce online