Pokladní kniha a EET 2.0: jak sladit hotovost

Zdroj fotografie je: Magnific.com

EET 2.0 zaznamená tržbu, ale neví nic o tom, kolik peněz skutečně leží v kase. Tuto informaci nese pokladní kniha nebo jiná evidence hotovosti a obě evidence se musí každý den potkat v uzávěrce. Když sedí, máte čistý podklad pro daňovou evidenci i pro kontrolu; když nesedí, víte o rozdílu ještě týž den a ne až při ročním zpracování.

Dvě evidence, dva různé účely

Evidence tržeb zachycuje od 1. 1. 2027 hotovost a kontaktní platby kartou nebo QR kódem přijaté osobně u podnikatele nebo v provozovně. Zda se vás týká, rozhoduje způsob a místo platby, ne obor; rychlé rozřazení nabízí průvodce EET 2.0 pro OSVČ: týká se mě evidence tržeb? na OSVČ poradně.

Pokladní kniha zachycuje všechny pohyby hotovosti: tržby, ale také vklad drobných na začátku dne, výběr na nákup materiálu, odvod peněz do banky nebo zaplacení drobného výdaje z kasy. Kromě tržeb do evidence tržeb nepatří žádný z nich. A naopak: tržba zaplacená kartou v evidenci tržeb je, ale v kase se nikdy neobjeví, protože peníze míří na účet.

Pro daňovou evidenci není pokladní kniha předepsaná ve stejné podobě jako pokladna v účetnictví. Nějakou evidenci hotovosti ale podnikatel potřebuje, jinak těžko prokáže, odkud se vzaly peníze vložené na účet a kam se poděly ty z kasy. V účetnictví je pokladna samostatný účet a každý pohyb potřebuje pokladní doklad. Obecné zásady práce s hotovostí, včetně zákonného limitu pro platby v hotovosti, shrnuje článek Pokladna a hotovostní platby v podnikání.

Denní uzávěrka krok za krokem

Uzávěrka nemusí být složitá, musí ale probíhat pokaždé stejně a ideálně ji dělá ten, kdo kasu ten den vedl.

Spočítejte hotovost v kase a odečtěte počáteční stav, se kterým jste den otevírali.
Vytáhněte z nástroje pro evidenci denní přehled a oddělte hotovostní tržby od kontaktních.
Hotovostní tržby porovnejte s přírůstkem v kase, upraveným o výdaje a výběry, které ten den z kasy odešly.
Kartové a QR tržby porovnejte s denním souhrnem terminálu nebo platební aplikace.
Do pokladní knihy zapište tržbu dne, ostatní pohyby a konečný stav; případný rozdíl zapište zvlášť i s vysvětlením.
Rozhodněte, kolik hotovosti odvedete na účet, a odvod zapište jako výdej z pokladny, nikoli jako náklad.

Čím méně se přepisuje mezi programy, tím méně chyb uzávěrka odhalí. Kdo chce mít evidenci tržeb a podklady pro účetní pohromadě, může využít pokladní aplikaci Ucetio pro mobil, tablet i počítač, která je propojená s fakturací a účetnictvím.

Vklady, výběry a odvody na účet

Největší zmatek způsobují pohyby, které nejsou tržbou ani nákladem. Vklad drobných z vlastních peněz do kasy není příjem a do evidence tržeb nepatří. Výběr hotovosti majitelem pro soukromou potřebu není u OSVČ v daňové evidenci výdaj. U společnosti s ručením omezeným si společník peníze z kasy jen tak vzít nemůže, takový pohyb potřebuje právní důvod, například vyplacený podíl na zisku nebo zápůjčku. Odvod tržby do banky je jen přesun mezi pokladnou a účtem; příjem vznikl už při prodeji a podruhé se nezapisuje.

Dvojí zápis odvodu je typická chyba v knize příjmů. Pokud se tržba zapíše při prodeji a pak ještě jednou, když peníze dorazí na účet, příjmy v evidenci narostou bez důvodu. Proč na souladu čísel záleží i v ročním přiznání, rozebírá článek EET 2.0 a daňové přiznání.

Hotovost, karta a QR: kudy tečou peníze

Ve dnech, kdy přijímáte i karty nebo QR platby, se denní součet evidovaných tržeb nebude rovnat přírůstku v kase. Při kontrole je potřeba umět rozpad doložit: hotovostní část v pokladní knize, kartovou ve vyúčtování terminálu a na bankovním výpisu, QR platby přímo na výpisu. Zvlášť pečlivě to platí v sezónním provozu nebo na trzích, kde se během dne střídá víc prodejních míst a víc lidí u kasy; pohled na stánky, trhy a sezónní provozovny v regionu nabízí článek EET 2.0 v Karlovarském kraji.

Rozdíly v pokladně a co s nimi

Schodek nebo přebytek v kase se stane i pečlivým podnikatelům: špatně vrácené drobné, tržba zadaná jako kartová místo hotovostní, zapomenutý výdaj zaplacený z kasy. Zásada zní: neupravujte evidenci tržeb tak, aby seděla s kasou, a neupravujte kasu tak, aby seděla s evidencí. Pokud byla tržba zadána chybně, opravte ji postupem, který nabízí váš nástroj v souladu s pokyny Finanční správy; vratky a storna rozebírá samostatně článek o vratkách, slevách a stornech v EET 2.0.

Pokud tržby sedí a rozdíl je jen v hotovosti, zapište ho do pokladní knihy jako schodek nebo přebytek s datem a krátkým vysvětlením. Opakované rozdíly jsou signál, že je potřeba změnit postup u pokladny, například kdo smí do kasy sahat a kdy se počítá, ne jen dorovnávat čísla.

Plátci DPH a hotovostní tržby

U plátců DPH má uzávěrka ještě jednu vrstvu. Evidence tržeb pracuje s částkou bez členění podle sazeb DPH, a sama proto neukáže, kolik daně na výstupu z denního prodeje vzniklo. Tuto informaci musí nést pokladní systém, vydané doklady nebo účetnictví. Kdo prodává zboží či služby v různých sazbách, by ho měl mít přímo v uzávěrce, ne ho dopočítávat na konci období. Další souvislosti popisuje poradna Ucetio.cz v článku EET 2.0 a plátce DPH.

Doporučení: nastavte si uzávěrku jako pevnou součást konce každého prodejního dne a začněte s ní už v lednu 2027, kdy se sice evidovat musí, ale sankce se uplatní až od 1. 2. 2027. Měsíc pravidelných uzávěrek bez tlaku ukáže, kde postup drhne, a pokladní kniha pak bude spolehlivým podkladem pro daňovou evidenci i pro rozhovor s účetní.