Záložní zdroj: koupit, nebo pronajmout? Pohled účetní a daňový
Firma, která potřebuje záložní zdroj elektřiny, se obvykle rozhoduje podle ceny a technických parametrů. Stejně důležité je ale, jak se výdaj projeví v účetnictví a v daňovém přiznání. Koupě a pronájem vedou ke stejnému výsledku v provozu, v knihách však vypadají úplně jinak.
Dvě cesty ke stejnému cíli
Záložním zdrojem se tu myslí hlavně zdroj nepřerušovaného napájení (UPS) a naftový motorgenerátor, případně jejich kombinace. Na trhu je lze koupit do vlastnictví, nebo si je pronajmout – dlouhodobě i na pár týdnů. Některé firmy nabízejí obojí; například Firstpower a.s. dodává zařízení do vlastnictví a vedle toho provozuje pronájem Rent & Supply™, v němž zapůjčí UPS nebo motorgenerátor, nainstaluje ho, obslouží a doplňuje palivo.
Pro účetní a daňové posouzení je podstatné, kdo je vlastníkem, jaká je vstupní cena a jak dlouho bude zařízení sloužit.
Pronájem: náklad v období, kdy zdroj používáte
Nájemné za záložní zdroj, který firma využívá pro svou podnikatelskou činnost, je obecně daňově uznatelným nákladem. Účtuje se do období, kterého se týká. Pokud firma zaplatí nájem dopředu na několik měsíců přes konec účetního období, účetní jednotky část platby časově rozliší jako náklad příštích období.
Výhody z účetního pohledu:
- náklad je rovnoměrný a dobře předvídatelný,
- neřeší se zařazení do majetku ani odpisy,
- nepoužitý zdroj po skončení nájmu nezůstává v rozvaze.
Pokud nájemní smlouva zahrnuje i obsluhu, dopravu, instalaci nebo palivo, je dobré mít tyto položky na faktuře rozepsané. Usnadní to kontrolu a případné rozúčtování na střediska nebo zakázky.
Koupě: dlouhodobý hmotný majetek a odpisy
Pro daňové účely se za hmotný majetek považuje samostatná movitá věc se vstupní cenou vyšší než 80 000 Kč a s dobou použitelnosti delší než jeden rok. Záložní zdroj obvykle obě podmínky splní. Pořizovací cena pak nejde do nákladů najednou, ale postupně formou odpisů po dobu stanovenou zákonem o daních z příjmů.
Do vstupní ceny se kromě samotného zařízení zahrnují i související výdaje, typicky doprava, montáž a uvedení do provozu. Hranice 80 000 Kč se tedy posuzuje u celé ceny pořízení, ne jen u ceny stroje v ceníku.
Pár bodů, které je potřeba vyjasnit předem:
- Odpisová skupina. Do které skupiny zařízení patří, závisí na jeho přesném zatřídění. U motorgenerátorů, UPS a souvisejících rozvaděčů to nemusí být na první pohled zřejmé. Konkrétní skupinu a způsob odpisování (rovnoměrný, nebo zrychlený) je třeba ověřit s daňovým poradcem.
- Samostatná věc, nebo součást stavby? Pevně zabudovaná technologie může být posuzována jinak než volně stojící zařízení. I tady záleží na konkrétním provedení.
- Účetní a daňové odpisy. Účetní odpisy mají odpovídat skutečnému opotřebení a mohou se od daňových lišit. Firmy, které vedou účetnictví, to musí v přiznání zohlednit.
Zařízení s nižší vstupní cenou, typicky menší UPS pro jednotlivé servery nebo pokladny, lze daňově uplatnit jednorázově. Účetní jednotky si přitom mohou ve vnitřní směrnici nastavit vlastní hranici, od které vedou majetek v evidenci.
Technické zhodnocení stávající instalace
Často se nekupuje nový zdroj, ale upravuje stávající: přidá se výkon, doplní automatické přepínání, rozšíří nádrž nebo se zařízení napojí na vzdálený dohled. Takový výdaj může být technickým zhodnocením, pokud jde o nástavbu, přístavbu, rekonstrukci nebo modernizaci a v úhrnu za zdaňovací období u jednoho majetku přesáhne 80 000 Kč. Technické zhodnocení zvyšuje vstupní cenu majetku a odepisuje se spolu s ním.
Oproti tomu oprava, která jen vrací zařízení do původního stavu, je jednorázovým nákladem. Hranice mezi opravou a modernizací bývá v praxi sporná, proto je dobré mít od dodavatele popis prací, ze kterého je zřejmé, co se změnilo.
Servisní smlouva: náklad i u vlastního zdroje
Vlastnictví zdroje neznamená, že se firma obejde bez dalších výdajů. Pravidelný servis, zátěžové zkoušky, výměna baterií nebo vzdálený dohled se platí průběžně. Servisní smlouva je běžným provozním nákladem v období, kdy se služba poskytuje. Výměna baterií se obvykle posuzuje jako oprava nebo údržba, ale při rozsáhlejší výměně spojené se změnou parametrů je vhodné posoudit, zda nejde o technické zhodnocení.
Při srovnávání koupě a pronájmu tedy nestačí porovnat nájemné s pořizovací cenou. K ceně koupě je třeba přičíst servis, palivo, revize a pojištění za celou dobu používání.
Krátkodobý pronájem: rekonstrukce, akce, výpadek vlastního zdroje
Pronájem na dny nebo týdny dává smysl tam, kde je potřeba přechodná. Například při rekonstrukci rozvodny, při venkovní akci, při servisu vlastního zdroje nebo do doby, než se dokončí nová instalace.
Účetně jde zpravidla o náklad daného období. Jedna výjimka stojí za pozornost: pokud pronajatý zdroj slouží přímo k pořízení nebo technickému zhodnocení vlastního majetku, třeba během stavby, může jeho cena patřit do ocenění tohoto majetku, a ne mezi provozní náklady. Postup je vhodné předem dohodnout s účetní.
Srovnání na jednom místě
| Hledisko | Koupě | Pronájem |
|---|---|---|
| Zachycení v účetnictví | dlouhodobý majetek (nad 80 000 Kč vstupní ceny) | provozní náklad |
| Uplatnění v daních | postupně odpisy | průběžně nájemné |
| Jednorázový výdaj peněz | vysoký na začátku | nízký, rozložený |
| Servis a palivo | samostatná smlouva, náklad | často součástí nájmu |
| Úpravy zařízení | může jít o technické zhodnocení | věc pronajímatele |
| Vhodné pro | trvalou potřebu na mnoho let | přechodnou potřebu, akce, rekonstrukce |
| Co ověřit s poradcem | odpisovou skupinu, zařazení majetku | časové rozlišení, rozúčtování |
Modelový příklad
Modelový příklad, čísla jsou smyšlená a slouží jen k ilustraci. Výrobní firma potřebuje motorgenerátor na dobu osmi týdnů, než bude dokončena rekonstrukce trafostanice. Nájem s instalací a palivem vyjde na 150 000 Kč. Koupě by stála výrazně víc a po skončení rekonstrukce by firma zdroj nepotřebovala. Pronájem je tu z účetního i provozního hlediska jednodušší. Jiná firma potřebuje zálohovat datovou místnost natrvalo; tam může pořízení s odpisy a servisní smlouvou za celou dobu používání vyjít lépe než trvalý nájem. Vždy záleží na konkrétních nabídkách.
Na co se připravit před jednáním s dodavatelem
- Jak dlouho bude zdroj potřeba – týdny, roky, natrvalo?
- Kdo zajistí servis, zkoušky a palivo a jak se to projeví na fakturách?
- Bude nabídka u koupě obsahovat rozpis dopravy a montáže, aby šlo správně stanovit vstupní cenu?
- Budete chtít zdroj později rozšiřovat?
S takto připravenými podklady pak daňový poradce rychle posoudí zařazení majetku, odpisovou skupinu i vhodné časové rozlišení a rozhodnutí mezi koupí a pronájmem nestojí jen na odhadu.